【功能推荐】一文讲透表格里的“表”
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困难如山,我有金山。
欢迎收看本期【功能推荐】专题,我是学弟。
【功能推荐】专题,均为WPS系列产品中的一些重点、难点或者高频、好用的功能,为大家进行好理解又详尽的介绍。今天我们来聚焦WPS表格。
WPS表格大家天天都用,但是你知道吗,表格里面还能创建一个“表”?!这是套娃行为还是另有深意?当然是另有深意!在WPS表格中,“表”作为一个独立的概念存在,而“表”也有很多普通单元格区域不具有的高级属性。
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【作者简介】
- 金山办公最有价值专家(KVP)、金山办公认证讲师(KCT)、金山WPS社区优秀创作者、金山文档行业金鹰社社员、表格菁培班毕业生;
- 民航教材《民航安全文化与标准操作程序》副主编;
- 微博认证职场博主、微信视频号年度潜力主播、百度百科【任泽岩】词条收录;
- 中国南方航空公司十佳教员、金牌微课制作师,全国培联/培协推优大赛金奖获得者,《培训》杂志“师道匠心”全国金牌内训师称号获得者,两度获得Toastmasters国际演讲会International Speech Contest赛事冠军;
- 中国管理科学学会高级企业培训师,入选全国优秀技能型人才库。
【一】如何创建一个“表”
一般来说,可以有两种思路来创建一个“表”:
① 在录入数据前,先创建一个“表”,然后再往里面录入数据;
② 先录入数据,再将单元格区域选中,将其转化为一个“表”。
两种思路大同小异,看个人的操作习惯。(学弟个人觉得第二种思路比较方便)
使用第一种思路,把想要的列数进行划选(比如源数据想设计成6列),行数选择两行即可。
【插入】选项卡→表格→确定,即可将区域转化为“表”:
然后就可以录入数据了,先录入列标题,然后是第一行数据:
可以使用【表格工具】选项卡→调整表格大小,或者向下拖拽表右下角的蓝色三角形(这种方法比较方便)进行加行:
然后录入其他行的数据:
使用第二种思路,先输入好源数据:
然后点击这个区域的任意一个单元格,【插入】选项卡→表格→确定,即可将区域转化为“表”:(注意:无需选择整个区域,点击任意一个单元格就好)
其中,表包含标题比较重要,如果你的源数据自带标题,那么要勾选上“表包含标题”,这样生成完的“表”就把第一行默认认为是标题行了。如果不够选,那么会额外生成一份标题行(下图红色框):
“筛选按钮”不是很重要,勾不勾选都可以,因为可以使用我们熟知的“【数据】选项卡→筛选”进行开启和关闭筛选功能:
另:也可以使用快捷键Ctrl+T(Mac是command+T)打开“创建表”的对话框,两种方法都适用哦!
此外,可以在【表格工具】选项卡中,在蓝色框中修改表的名称,点击红色框中的“转换为区域”,可以把表还原回原来的数据区域:
【二】表的“视图”组件
“表”除了主题元素之外,还由“标题行”(下图红色框)和“汇总行”(下图蓝色框)等组件构成,在【表格工具】选项卡中可以开启或隐藏:
一般来说,“标题行”都要保留,“汇总行”按需使用。
【三】表的“样式”组件
分为“属性类样式”和“套用类样式”。
“属性类样式”为表的某个组分拥有特殊属性的设置,有两对:
第一对是“镶边行”和“镶边列”,如勾选,可以看到有行或列的交替颜色:
第二对是“第一列”和“最后一列”,可以对表的行标题列(一般都有),和合计列(如有,按需选用)进行文字的特殊样式(在本样式中,特殊样式为“加粗”):
“套用类样式”与普通表格样式的套用是一样的:
一般来说,可以先整体套用“预设样式”,然后根据需要进行微调。
【四】“表”相比普通数据区域的优势
终于来到激动人心的能力大PK,学弟做了一个“表”和普通数据区域的对比,而且已经套用了相同的样式:
第一轮PK,数据的增删、隐藏:
①在第11行前面增加武汉、长沙、贵阳的3行数据
②删除5、7、9、15行的数据:
③在源数据中隐藏5、7、9、12行数据:
④筛选部分城市:
🔔 | 结论:“表”的镶边行(列)十分坚挺,在源数据有变动时无需后期修改。 |
第二轮PK,数据的汇总:
学弟将“表”的汇总行打开,右侧同样用SUM计算了“合计”。这时,可以根据各列的汇总旁边的“筛选三角”调整想计算的内容,可以做不同的列汇总计算(也可以什么都不算,选择“无”):
如下图(左),分别对产品A-E进行了求和、无、计数、最大值、最小值的汇总效果;下图(右)在学弟不更改函数的前提下,应该玩不出什么花样。
而且,在筛选状态下,“表”给出的结果是筛选后的部分元素的汇总结果,而普通数据区域给出的是筛选前的汇总结果,不够智能。(以求和为例)原因是“表”内嵌的是SUBTOTAL中的109求和函数,而普通数据区域的SUM相当于SUBTOTAL中的9求和函数,两者是有功能上的差异显而易见:
👋 | 结论:“表”的汇总功能十分强大,不是简单的“求和”,可以实现在原表上进行数据透视表一般的汇总效果。 |
第三轮PK,数据分析:
如果想对数据进行进一步分析,普通数据区域比较好的方法是生成数据透视表,然后借用数据透视表、数据透视图、切片器等功能进行数据分析。但“表”可以直接调用切片器进行数据分析:
(注:此功能MAC版WPS不支持)
可以使用切片器进行单项或多项快速筛选,而且镶边行依然坚挺,而普通数据区域没法看:
第四轮PK:快速填充公式
分别插入“合计”列,插入在“表”中的“合计”列,可以直接快速填充函数:
输入SUM函数以后,立即自动填充,而且数据填充时还会避开汇总行:
普通数据区域这一侧,最快最快的操作是,先输入SUM函数,然后双击填充柄(有很多小伙伴不知道双击,使用的是拖拽到最下方,就更慢了)。而且数据的填充不会避开汇总行、而且默认会复制第一个单元格即北京310的样式,还需要继续调整。
🔔 | 结论:在填充方面,“表”拥有自动填充公式、自动避开汇总行、遵循表样式的三大优势。 |
第五轮PK:删除重复值
学弟新增了一份上海、多份南京的重复错误值:
在“表”中,可以直接点击“删除重复项”,选择行标题所在的列,快速删除重复值:
普通数据区域中,【数据】选项卡→重复项→删除重复项,会造成①合计的函数因缺少数据而错乱;②样式还是老毛病。
而且保留10个唯一值,这个是因为把“合计”算进去了。“表”显示的是保留9个唯一值,没有算“汇总行”:
💡 | 结论:“表”在删除重复值方面,综合表现更为智能。 |
好啦,以上就是本期教程的全部内容,如果你觉得今天的内容对你有帮助,欢迎在下方为我点一颗小红心💖💖💖哦!
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