采购退货业务控制体系制度

采购退货业务控制体系制度

一、目的

为规范公司采购退货业务的操作流程，确保退货行为符合公司管理要求与内部控制原则，保障货物退换及货款结算的准确性与及时性，有效防范采购环节风险，维护公司与供应商的良性合作关系，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司因采购货物存在品质缺陷、数量不符、规格错误等问题而需办理退货的全部业务流程，涉及总经理、财务部、采购部经理、采购员及供应商等相关岗位与外部合作方。

三、管理目标

1. 退货流程执行准确率达到100%，确保退货条件、审批手续、执行过程均符合制度与合同约定；

2. 退货处理及时率达到**95%**以上，最大限度减少不合格货物滞留及公司资金占用；

3. 账务处理准确率100%，确保退款金额与财务记账完全一致，账实相符；

4. 建立闭环管理机制，有效防范退货过程中的操作风险与合规风险。

四、流程控制

（一）退货问题确认

1. 采购员操作：采购员在接收货物后发现问题（如品质、数量不符等），应立即依据公司《采购退货管理制度》及采购合同相关条款，明确退货条件、退货流程、货物出库安排及退款方式等内容，并收集相关证据（如检验报告、现场照片等），形成书面问题说明。

2. 依据文件：《采购退货管理制度》、采购合同、货物验收记录。

（二）退货方案提出与审批

1. 方案制定：采购员在确认问题属实后，编制《退货方案》，内容应包括：退货货物明细、问题描述、责任判定、拟退款金额、协商策略、时间节点及后续处理建议等。

2. 审核与审批流程：

• 采购部经理：审核退货事由的真实性、方案合理性及与供应商权责划分的明确性；财务部：审核退款金额的准确性、税务处理及账务逻辑的合规性；总经理：对重大退货事项或涉及大额资金退回的方案进行最终审批。

所有审批均需留痕，未经审批不得执行退货。

（三）供应商协商与退货单开具

1. 采购员依据审批通过的《退货方案》，与供应商就退货细节进行协商，达成一致意见并确认双方责任。

2. 协商一致后，采购员开具《退货单》，明确标注货物名称、数量、规格、退货原因、退货期限、交接方式及退款安排等信息，并传送至仓库及财务部备存。

（四）退货执行与货款处理

1. 仓库执行退货：仓库凭有效《退货单》与供应商进行货物交接，核实退货实物与单据信息一致性，并做好出入库记录。

2. 货款退回与账务处理：

• 供应商应按照协商结果及约定期限退回相应货款；财务部在确认收到退款后，须及时完成账务核销与会计凭证处理，确保资金与账目同步更新；如涉及部分退货或换货，应同步更新库存记录与应付款项。

五、风险控制要点

1. 货物质量与数量争议风险：退货前须充分取证，确保问题属实，防止误退或恶意退货；

2. 资金损失风险：退款金额须经财务审核及审批，避免超额退款或重复支付；

3. 合规与审计风险：各环节须保留完整审批与交接记录，确保流程可追溯；

4. 供应商关系风险：协商过程中应注意沟通方式，依法依规处理，维护合作关系；

5. 数据与信息风险：所有表单及往来函件应统一归档，防止信息遗漏或丢失。

六、判定标准

1. 退货条件判定：货物问题必须符合《采购退货管理制度》及采购合同中约定的退货情形（如质量不达标、数量短缺、型号错误等），并具备相应证明文件；

2. 流程合规性判定：各环节须具备完整的审核、审批及执行记录，《退货方案》《退货单》等内容真实、信息准确，方可进入下一阶段。

七、相关文档与表单

1. 管理制度：《采购退货管理制度》；

2. 核心表单：

• 《退货方案》：包括问题说明、处理建议、审批意见等；《退货单》：作为实物退货与财务结算的合法依据；

3. 辅助文件：采购合同、到货验收记录、质量检测报告、往来邮件/函件等。

八、附则

本制度由体系文控中心负责制定与修订，经总经理审批后生效执行。各部门须严格遵照本制度执行，如因业务变化或流程优化需修订，应由采购部牵头，联合财务、仓库等相关部门提出修订建议，并按公司制度管理流程报批更新。