效率账本：从"天塌了"到"稳稳当当"，WPS为身份证进表格修了7条高速

上篇贴子效率账本讲到我之前录人力资源档案时，员工编号"06090801"录完0不见了、身份证号末尾3位集体变0，然后拆档案袋、重新录……底下有朋友回应：

然后在上一期也讲到了WPS在数字上做了很多贴心设计（https://bbs.wps.cn/topic/99130），所以再也不用在录身份证号时先设文本格式。但，WPS表格为身份证、中国国情量身打造的便利可不止这一个！7条高速：4条半免费，2条半收费，条条通往“稳稳当当”。不信，对比看看就知道了！

高速1：长数字直接识别为文本（免费）

07年那次就是栽在这道坎上。个人电脑表格软件最多只能精确计算15位数字，身份证有18位，从第16位开始它就不记也不算了，输完变成"3.3E+17"这种天书，干脆把末尾几位变成0。当年我哪懂这个？只觉得天塌了。

现在呢？WPS表格里什么都不用设置：12位及以上的长数字，自动转换为文本，输完稳稳当当一个不少，右对齐变左对齐，NICE！（0开头的编号也一样自动转文本，这个上篇讲过，用过的朋友可以翻回去看。）

高速2：聊天软件复制粘贴不变形（免费）

微信普及之后，很多人都曾通过微信获取他人身份证号然后粘贴到表格当中。那时候别的办公软件要想直接复制粘贴上正确的身份证号，肯定是需要先设置这一列的格式为文本的。WPS表格呢？其实在最开始的时候，也只比其他办公软件好一点点：

如果只是选中单元格，把号码复制好，往单元格里一粘——也会变成科学计数。那时候就有同学问我：贺老师，那我还是要先设置文本格式呀，在聊天软件复制粘贴的时候WPS表格也没有优势嘛！

我告诉他，你可以双击单元格，看到光标在里面闪烁（编辑状态），再按下Ctrl+V快捷键，这个时候身份证号就能正确粘贴。对于临时改个把两个身份证号的话，这个操作还是很可行的。毕竟，从微信上收到的身份证号，一般是一对一的，手工复制粘贴多加一个双击动作也不是什么事。

为了避免我的学员踩坑，我上课时一定会演示在其他聊天软件中复制好身份证号后，在WPS表格中单击（选中状态）与双击（编辑状态）时粘贴后的效果，同学们都说记住了。

但是，突然有一天，我在上课演示时发现：好家伙，WPS表格悄悄的升级了！不需要双击就可以直接正确完成正确的身份证复制粘贴了！微信里复制的身份证号，直接单击单元格，按下Ctrl+V快捷键，18位一个不少。

你看，升级了！更贴心了！

高速3：长数字比对不担心误标记（免费）

做HR的朋友都知道，身份证号作为唯一编码，是在数据查重时的神兵利器。但，用"设置高亮重复项"标身份证，有时候明明末尾3个数字不一样，却被标成了重复——15位以上的数字末尾会被自动补0，尾号接近的就"撞脸"。我见过最冤的一次，两个学员的号被标黄，差一点就被删，删了可就"丢人"了。

WPS表格给这个坑提前装了个开关：【数据】-【重复项】-【设置高亮重复项】，勾选"精确匹配15位以上的长数字（例如：身份证、银行卡）"，再标记，谁真重复谁假重复，一目了然。如果是标记重复项，这个勾必须打上。

但是，删除重复项时，你放心，WPS是能够自动识别长数字，一个都不给你多删。

高速4：点点鼠标完成年龄生日性别提取（免费）

从身份证里算年龄、生日、性别，这是很多HR和财务们的必修课。有人用分列法，有人用公式法，甚至有人在网上搜VBA代码……我当年曾把这些公式背得滚瓜烂熟，也是讲EXCEL课时必讲的知识点。今天，在这里我也秀一下肌肉，以提取生日为例：

方法一：分列

复制身份证号码到生日列，选中生日列中所有有身份证的单元格，在【数据】选项卡中单击【分列】。

在弹出的文本分列向导中，原始数据类型步骤中选固定宽度，在设置字段宽度步骤中在日期前后单击建议分列线；在列数据类型步骤中，选中中间的日期列设置为文本，日期前后的数据设置为不导入此列。

完成。

方法二：公式

以下方表格为例，身份证号在B2单元格，C2单元格可以这样写：

=TEXT(MID(B2,7,8),"0-00-00")，这是很多人最喜欢用的公式。但得出来的结果是文字，没有办法计算，更不能进行数据透视分析、分组分析。

=DATE(MID(B2,7,4),MID(E2,11,2),MID(E2,13,2))，这个才是正确的打开方式。

但，WPS表格是怎么做的呢？WPS表格早就把从身份证中提取年龄、生日、性别做成了常用公式，点点鼠标就把活给干了，详情请看方法三。

方法三：常用公式

第一步：选中C2单元格，单击编辑栏的“fx”插入函数按钮，

第二步：在“插入函数”对象框中，选择【常用公式】选项卡，在公式列表中单击“提取身份证生日”（列表中还有年龄、性别，可以自行探索）。

第三步：单击“参数输入”下方身份证号码后的单元格引用输入框，用鼠标单击选中需要引用的身份证号码所在单元格，单击【确定】。

你看，结果就直接出来了，总共就6下鼠标。

注意，要生日选"提取身份证生日"，要年龄选“提取身份证年龄”，要性别选"提取身份证性别"。唯一要注意的：参数那里必须告诉它"根据哪个单元格算"，别随便选个空格子就确定，不然它也不知道该拿谁算。

高速5：一键提取生日性别年龄籍贯（收费）

上文说到用插入函数提取生日、年龄、性别，虽然不需要费脑子背公式，但每一项都要点6下鼠标，还是有点小麻烦。课上讲到这，偶尔也会有开窍的学员追问：贺老师，还有没有不需要点这么多下鼠标的方法呢？生日有了，年龄有了，性别也有了，那籍贯能不能自动呢？我只好摊牌：身份证前6位是地址码，要算籍贯，得拿这6位去对行政区划代码表——那张表几千行，公式写到怀疑人生。我当年也曾用VLOOKUP挂区划表硬查，光是做数据源就够喝一壶。

后来我发现，WPS表格早就把“籍贯提取”这个活做成了按钮。【工具】选项卡里有个【便捷公式】，点开下拉菜单，单击【提取身份信息】打开“便捷公式”面板，开始干活：

第一步：单击“身份证号码”单元格后面的数据选择按钮，光标变成指向左上角的黄色实心箭头时，用鼠标在工作表中选身份证号所在的列。相比之前的常用公式，这里需要注意要选择整列。

第二步：在“提取内容”里勾选你要的信息：出生日期、性别、年龄、籍贯，四样随便挑，全要也没问题。

第三步：“输出位置”默认“在身份证列后插入新列”，你连辅助列都不用手工插；想放别处，就选“自定义输出位置”，再点一个格子。

最后单击【确定】。你看，四列结果一次性全出来了。

这里需要注意的是：常用公式写出来的是公式，公式可以往下复制，结果会随着引用单元格的变化而变化；便捷公式得出来的是常量，不会随着位置的变化而变化。

高速6：卡证识别，拍张照，身份证自己“走”进表格（收费）

前5条高速，讲的都是号码已经躺进表格之后的事。但HR最累的，是把号码弄进表格的那一步。收上来一沓身份证照片，信息要进表格怎么办？当年只能靠放大镜加键盘，对着照片一个字段一个字段敲，敲到眼睛花、手指麻，有时候敲错一位或者错一行都不自知。

现在我的学员是这样干的：照片存进同一个文件夹，全选、右击，在弹出的快捷菜单中单击【图片转换】-【转为Excel】。对，不用先打开WPS表格，在文件夹里就能发车。

【图片转文字】窗口打开后，如果是需要一张照片建一份表格文件单击【通用识别】，如果是所有图片进同一份表格文件就单击【卡证识别】，这里我们选择卡证识别。你看，【图片转文字】窗口会在右侧逐项列出识别结果：住址、公民身份号码、出生日期、姓名、性别、民族，连正反面都分得清。文件夹里几十张照片，它排着队一张张识别，底下缩略图打着勾的就是已完成的，我就负责翻页核对。

核对无误，单击右下角【导出为表格】，直接得到一张排好的表：住址、公民身份号码、出生日期、姓名、性别、民族、票据类型，一人一行，列列分明。

你看，以前对着复印件敲一下午，现在拍照、右击、导出，三步。录错的烦恼没了——因为压根不用录。

多啰嗦一句：身份证照片是敏感信息，识别完的表格要收好，我连演示截图都打了码。便利越大，责任越大。

高速7：照片嵌进单元格，排序到哪跟到哪（部分收费）

档案表里还有一样东西比身份证号更难伺候——身份证照片、员工证件照。

老办法是在【插入】选项卡里单击【图片】，往表里插。可那样插进来的照片是“浮”在表格上面的：一排序，人走了照片没走；一删行，照片叠成一摞；不小心一拖，照片满表乱飞。我见过最惨的一张学员作业，几十张照片全挤在左上角，跟被风吹散的户口本似的。

WPS表格给照片准备了两条路。

第一条：【嵌入到单元格】，这个功能不需要会员也能用。

单击【插入】选项卡【图片】下拉按钮，选中“嵌入到单元格”，再插进来的照片就住进格子里了——照片成了单元格的内容，跟着行走：排序它跟着排，筛选它跟着藏，删行它跟着没。绝对不会因为不小心误操作，让它乱跑乱飞。

第二条：【批量插图】，当然，这是个会员功能。

照片多了，一张张插也不现实。先把照片文件名改成员工姓名（这一步是精准匹配的前提），然后选中需要插图区域的每一个单元格，再单击【图片】下拉按钮中的【批量插图】：

第一步：按住鼠标左键，把照片拖放到“添加文件”区域。

第二步：“插入方式”选“嵌入单元格”。

第三步：“起始单元格”选照片要入住的第一个单元格。

第四步：“排列方向”保持默认“按列竖排、单列”，正好和姓名列并排。

第五步：“图片名匹配”选“精准匹配”，在“匹配区域”里框选姓名列。

第六步：单击【开始插入】，坐等结果就行，几百张图片也不过是分分钟的事。

你看，照片和姓名一一上号，谁的照片进谁的行，一张不错。要是在“添加图片名”里选“图片右侧”，照片的文件名还会自动写进旁边的格子，方便日后核对。

当然，别的办公软件里，也曾有大神在网上提供各种神招妙招去完成嵌入或者批量嵌入，大家可以自己搜，要么操作步骤比较繁琐，要么需要一定基础（VBA、宏）……反正比来比去，还是WPS表格最懂牛马的苦。

收费的事，最后说句公道话

这七条高速路，有4条半是免费的，2条半是收费的：高速1到4全程免费，高速5、6全程收费，高速7的嵌入到单元格免费、批量插图收费。

要不要为收费的部分买单，看你的活有多重——每月处理成百上千条员工档案的HR，省下的不只是时间，还有"籍贯写错被员工找上门"的麻烦；一年用不上一回的，把免费的路练熟，也完全够用。工具的价值，从来不是看它有多少功能，是看你的活配得上它多少功能。

结语：WPS把路修好了，你上车就行

从当年档案柜前欲哭无泪的小贺，到现在课堂上"哇"声一片——这中间差的不是二十年，是WPS表格把身份证可能遇到的每一道坎，都提前修成了高速路。

而且，这些还只是WPS表格中关于身份证的贴心设计，WPS其他组件里也还有很多针对身份证的小巧思。比如，不想自己拍照片怎么办？直接创建一个智能表单，让员工自己在身份证号码题里扫码识别；照片没有在电脑里怎么办？用智能表格中的【智能扫码录入】，直接将手机中的图片"扫"进表格……

身份证这个特殊值，十八位号码，一位都不能错。工具的进步，就是把当年的"天塌了"，变成今天的"稳稳当当"。

这7条高速，你走过几条？还发现过哪些“身份证专属”的贴心设计？还有哪条WPS没修到的“泥巴路”？评论区聊聊，说不定一不小心又攒出几条新高速。

#用了WPS之后