【智能表格实战案例】如何实现序号自动编号
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今天我们的实战案例讲解如何实现序号自动编号。
序号编号规则
首先需要确认序号编号的规则。
序号编号为11位,前8位对应记录录入日期的年月日,后3位为顺序编号。示例如下
说明 | 录入日期 | 序号编号 |
2024年1月1日录入的第1条记录 | 2024年1月1日 | 20240101001 |
2024年1月1日录入的第2条记录 | 2024年1月1日 | 20240101002 |
2024年1月8日录入的第1条记录 | 2024年1月8日 | 20240108001 |
思路分析
当录入新记录时,序号编号的前8位可以直接通过“录入日期”字段获取并转换得到,而后3位需要根据已录入的记录进行判断得到。
对比“录入日期”为新增记录录入日期的所有记录的最后三位数,获得最大数,加1。
将第1步和第2步获得的字段拼接起来,即可得到最新记录的编号。
将此编号回写至记录表中新记录的“记录编号”字段。
表格设计
在【记录表】中增加辅助列“编号后三位”,用于获取“记录编号”字段的最后三位,为了方便对比,将其换为数字类型,公式如下“ =IFERROR(IF(ISBLANK([记录编号]),0,VALUE(MID([记录编号],9,3))),0) ”。
新增【编号生成】辅助表,设置如下
字段名称 | 字段类型 | 说明 |
日期 | 日期 | 通过自动化流程将【记录表】中对应记录的“录入日期”填写至此单元格 |
关联记录表 | 单向关联 | 自动关联【记录表】中“录入日期”与【编号生成】表中的“日期”相等的记录 |
最大编号 | 引用 | 记录“关联记录表”中关联的记录中“编号后三位”的最大值 |
编号自增 | 公式 | “最大编号”+1 |
最新记录编号 | 公式 | “=TEXT([日期],"yyyymmdd")&TEXT([编号自增],"000")” |
自动化流程设置
进入“自动化流程”设置界面。
点击“创建自动化流程”。
- 新增记录自动编号
第1步,当【记录表】中“录入日期”被修改,且“记录编号”为空时;
第2步,将【编号生成】中记录的“日期”设置为第1步中记录的“录入日期”,此时根据【编号生成】中记录会根据填入的日期,关联【记录表】中对应记录,获取到对应日期记录编号后三位最大数值,加1后,自动组合生成“最新记录编号”;
第3步,查询【编号生成】中生成的“最新记录编号”;
第4步,将第3步查询到的“最新记录编号”在【记录表】中“记录编号”中。
- 修改录入日期自动重新编号
第1步,当【记录表】中“录入日期”被修改,且“记录编号”不为空时;
第2步,将第1步中的记录的“记录编号”改为“0”;
第3步,将【编号生成】中记录的“日期”设置为第1步中记录的“录入日期”,此时根据【编号生成】中记录会根据填入的日期,关联【记录表】中对应记录,获取到对应日期记录编号后三位最大数值,加1后,自动组合生成“最新记录编号”;
第4步,查询【编号生成】中生成的“最新记录编号”;
第5步,将第4步查询到的“最新记录编号”在【记录表】中“记录编号”中。
让我们来看看实现后的效果吧。
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