学习和使用办公软件的本质是什么?

人们使用办公软件的本质需求,就是要写出好文章,或制作出达标的文档(包括表格和演示文稿等)。所以,办公软件的使用者就需要从写好文档的基点出发,学习并使用软件功能。

好文档的基本标志,能有效辅助阅读者的认知、理解和记忆需求。包括:主题明确、结构清楚、逻辑通畅、版式规范、审改灵活。言下之意:

如果你使用Word或WPS文字(演示)一类文字处理软件撰写文稿或处理相关工作时,就应当联想到语文老师关于行文规则的一系列要求,并在此基础上关联并掌握软件中与之对应的功能。因为,文字处理软件中的所有功能,都源于从小学到大学语文课上的那些知识点。这样,就可以在简化规则实施的麻烦过程中,既提高了文档的处理效率,又保证了处理后呈现的质量。反之,脱离文字处理知识点而乱用软件功能后,则会导致一系列负面的效应。

例如:中文文章的正文格式,要求首行缩进两个汉字,且用两端对齐的方式排版多行内容。为此,文字处理软件都提供了“首行缩进”功能,甚至为此类段落格式的规范修饰设置了专用样式(样式名为“正文缩进”)等。使用这些功能后,既可以避免人为手工用“空格”键实现规范化排版的麻烦,又可以进行批量化的规范化修改和更新。从而实现又快又好的处理要求。

如果你使用Excel或WPS表格一类数据处理软件制作电子表格,就应当联想到数学老师关于数据处理的一系列规则和要求,并在此基础上关联并掌握软件中与之对应的功能。因为,表格软件中的所有功能,都源于从小学到大学数学课上的那些知识点。这样,才能保证后期数据分析时的准确和有效性。反之,未按数学课程中的知识点规律操作时,会在制表中形成垃圾数据并影响数据的分析和使用。

例如:在电子表格软件中每一个单元格内,输入的数据如果是数值类型时,默认排版格式将自动居右。但输入的内容为文本型,则自动居左排列。这一默认规则就遵循着数学老师对数据排列的要求:“文本居左,数值居右,小数点要对齐”。

如果,在学习和使用办公软件的过程中注意遵循上述规律,相信在此过程中处处都可以发现文档处理中的应用规则、软件功能与我们以往所学知识的种种关联。久而久之,这种有意识地将软件功能与行为规范、规则加以关联的行为,将可能不断唤起我们从小到大所学知识的关联运用,进而在不断的修炼中形成并完善自己的知识和能力体系。

综上所述,借助办公软件这一文档处理工具的正确使用,可以大大提升自身思维和表达方面的能力。但条件就是正确使用软件的功能(与规则关联应用),避免从纯技术的角度使用软件。

所以,使用办公软件的本质,就是用正确的思维方法,循文档处理的规律和规则、掌握软件的对应技能,以达到高效率制作高质量文档的目标。

北京
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王禹成
王禹成

创作者俱乐部成员

就如文章结尾说到的:高效率、高质量
· 浙江省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

2024年03月优秀创作者

好文档的基本标志,能有效辅助阅读者的认知、理解和记忆需求。包括:主题明确、结构清楚、逻辑通畅、版式规范、审改灵活。 这一段学会了,说的太好了!
· 辽宁省
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明卓
摸鱼
· 陕西省
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戈壁雄鹰
提高工作效率。
· 浙江省
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