「教培行业案例」西安交通大学－协作助力学生会管理
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🌳 西安交通大学学生会介绍
西安交通大学介绍
西安交通大学简称“西安交大”是中华人民共和国教育部直属的综合性研究型全国重点大学，国家“双一流”建设高校，首批进入国家“211工程”和“985工程”，是环太平洋大学联盟、九校联盟（C9） 、丝绸之路大学联盟成员高校。
1896年盛宣怀在上海创建南洋公学；1921年定名为交通大学；1956年交通大学主体内迁西安；1957年分设为交通大学西安、上海两个部分，实行统一领导；1959年，交通大学西安部分定名为西安交通大学。
西交学生会组织结构
西安交通大学学生会系统包括西安交通大学学生代表大会及其常任代表会、西安交通大学学生会、九个书（学）院学生分会和各本科生班级委员会，涉及庞大的文件信息整理、上下游联动工作。
西安交通大学学生会组织结构
学生会使用金山文档的价值
西交学生会是金山文档在2022年开始接触到的高校客户，在与西交团委、各级学生会、宣讲团、社团中心等多级组织进行了日常工作内容与需求了解后，金山文档开始为各级组织、各种角色用户赋能提效。其中，助力西交学生会工作的案例也得到了武汉大学、北京航空航天大学等国内头部高校的验证，在全国高校学生组织中具有推广意义。
🔒学生会遇到的麻烦 | 🔑金山文档的价值 | |
在群聊中分享工作文档多、杂、乱 如何建立便于共享与沉淀的组织资料库？ | ＞ | 一次性完成文件存储归档与协作共享 工作文档规范沉淀 权限灵活可控 |
活动资料换届后常常消失不见 举办活动想参考之前的案例经验却没有素材 | ＞ | 各组件云端全程支撑活动筹备工作 工作资料换届不怕丢失 模板明年还能用 |
社会实践资料庞杂 如何不疯狂下载压缩包就能完成审核评优工作？ | ＞ | 「团队文档」功能一次完成实践资料编辑、收发、审核 收发下载工作量几乎变成0 |
怎么用最轻便的方式将宣讲课单展示给同学们？ 每次课程排期都需专人将预约信息复制到工作表 | ＞ | 「WPS多维表格」宣讲/讲座展示、预约、排期自动完成 无需人工整理 |
📚 场景介绍
*以下案例操作个人/企业账号均可支持
场景一：基础工作——内部文件管理与协作
在金山文档「团队文档」中一次性完成文件整理归档与共享
背景简述：
实施现状：
通过金山文档「团队文档」功能，将学生会成员加入新建的学生会团队，在团队中直接导入本地文档/新建文档，与部门成员一同进行查看、编辑协作。
工作总结、会议记录、成员基本信息表、会议室申请表、红头文件...团队是所有工作文档的集合地，在这里，文档管理、共享与协作均可满足。
解决的问题：
工作文档多、杂、乱⏩便于共享与沉淀的组织资料库
新建/导入即可一次性完成文件整理归档与协作共享；
可以一键导入以往的本地文件，使用门槛低，迁移不繁琐；
便于协作，仅需转发链接，所有相关人即可一同查看/编辑；
查看/编辑/另存/复制权限可控，内部信息安全轻松掌握；
配合「WPS多维表格、智能表单」等功能，日常信息收集即可高效完成。
| 📍 | 使用示例：  武大学术实践部部门文档
文末查看「学生会专题」模板使用方法 |
场景二：常规工作——活动举办
「团队文档」搭配组件能力，助力活动筹备全程协作与资料沉淀
背景简述：
实施现状：
「团队文档」结合「智能文档、智能表单、WPS多维表格」等组件功能，解决活动前、中、后期信息统计、团队协作等所有需求。
前期：活动策划
「WPS多维表格」是项目管理的助力神器——项目时间线、负责人、活动进度，一目了然；
前期：物料设计
用「智能文档」支持跨部门物料制作，两部门相关人员信息共享、协同编辑；
例：XX活动宣传品制作协作文档
物料制作进度
中期：活动报名
使用「智能表单」进行活动报名/投票，一键汇总数据表，自动保存至指定团队文件夹；
活动报名
表单收集，一键汇总数据表
后期：活动总结
「智能文档」，工作总结轻松创建、分享、留存。
解决的问题：
想参考案例经验没有素材⏩资料换届不丢失 模板明年还能用
方便部门工作协作：物料修改、活动分工共享、策划案共享...
各种文档类型满足活动筹备全程需要；
云端留存，换届无需寻找往年资料，成果沉淀不成问题。
| 📍 | 使用示例： |
场景三：常规工作——社会实践
「团队文档」能力协助协同编辑，减少材料收发下载工作量
更推荐企业账号下操作
背景简述：
实施现状：
用金山文档「团队文档」功能实现实践队伍资料收集、评优与线上成果展示：
西安交通大学2022暑期社会实践案例——暑期社会实践-金山文档团队应用
在专项实践启动会上，针对金山文档实践场景应用开展培训；
为记录各个实践团队重要进程，设置专题每日打卡，呈现队伍实践风采；
各个队伍通过「智能表单」进行打卡，期间收录逾400条内容详实的打卡结果；
实践队伍依托在「团队文档」内进行材料整理提交及更新，为各单位的资料审阅与共享减少了巨大工作量。
西安交大社会实践青年研究年会，用金山文档「表格」进行工作成果展示——2022第七届社会实践青年研究年会
【模板】社会实践年会模板（可直接另存创建）
解决的问题：
下载解压上百个压缩包⏩收发下载工作量几乎变成0
材料模板置顶共享，一目了然，成员都可快速上手；
云端保存团队资料，便于实践队员进行协作，上交材料无需打包、发邮件；
各单位审核简单快捷：收集格式统一、分析快速，减少了查阅邮件和下载的工作量；
活动宣传、成果展示、线上投票相结合，线上展览轻松完成。
场景四：常规工作——宣讲/讲座组织
用「WPS多维表格」简化宣讲预约、排期流程，节约人力成本
背景简述：
1.没有一个固定界面可以展示宣讲团的所有宣讲主题，每次都需要给想要预约宣讲的单位进行介绍；
2.总是需要部门同学将宣讲预约复制到课程排期表中进行排期，如果能直接在预约信息中进行操作，将会节约不少人力；
3.希望能够一同完成宣讲的沉淀与展示。
2021年，金山文档和交大微宣讲团合作打造了用多维表格预约宣讲的案例，用协作助力宣讲展示、预约、排期，简化了工作流程，该方案得到了宣讲团成员的一致好评。
实施现状：
以课单表、预约表、展示表三个表囊括课程展示、课程预约、课程排期、后期效果展示所有流程。
解决的问题：
专人整理预约信息⏩无需人工整理
课单表：表格视图一目了然、画册视图形象美观，预约人可直接查看宣讲团所有课程的主题、主讲人、内容简介等信息；
预约表：表单视图对外分享，预约填写表单即可；预约信息直接自动同步到表格视图，无需人工整理，直接在表中进行排期，预约状态清晰辨认；
展示表：保存宣讲风采，展示精彩瞬间，一表轻松完成过往宣讲情况的沉淀与展示。
场景五：创新活动形式——迎新手册
「智能文档」便捷美观，线上活动轻松创建
背景简述：
实施现状：
https://kdocs.cn/l/cvX1UMZv63I5
解决的问题：
校园互助这里看，线上活动轻松办
完善线上活动渠道、创新活动形式；
便于协作、编辑、互动，适合创建各类校园互助文档；
方便校内信息收集的得力工具、丰富多彩的校园讨论区。
| 📍 | 更多线上文档活动： 协助西安交大电信学部策划「团支部活动文档－青年之声论坛」，通过线上文档进行校内互助、讨论 【模板】互助论坛模板（可直接另存创建） |
场景六：创新活动形式——百团大战
「智能表格」拓宽活动渠道，打造线上信息集散地
背景简述：
实施现状：
https://kdocs.cn/l/cqPfCLE9sSql
【模板】百团大战线上文档模板（可直接另存创建）
解决的问题：
线下活动线上一起办，足不出户掌握一手信息
创新线下活动线上开展方式
替代以往新生群内宣讲的方式，更便于大量信息的整合与获取
📝 学生会专题模板
PC端：
个人账号：进入金山文档模板库「热门推荐－学生会专题」，点击链接，直达模板库🚀🚀
企业账号：进入金山文档模板库，点击「官方推荐模板－学生会专题」
移动端：
使用金山文档客户端、微信或QQ金山文档小程序，进入金山文档模板库，下拉找到「学生会专题」模板
💬 金山文档其他高校场景
作业收发，可用于各类课程作业收集，在西交大落地有思想政治课场景
信息收集，班干部/辅导员用来收集统计各类信息，如学生返校、评选等
商赛举办，学生们每年通过金山文档，提交各类知名品牌举办的商赛作品
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