【赛事活动】青竹書馆:让全国读者乐享图书自由

清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

困难如山,我有金山。

欢迎收看本期【赛事活动】专题,我是学弟。

【赛事活动】专题均为金山WPS社区组织的各类大型活动。本帖为目前正在进行的WPS多维表格模板创作大赛欢迎大家将本模版【另存】支持(文末有图示)。

【作者简介】
社区ID:清华学弟任泽岩
WPS办公软件商业讲师、金山文档行业【金鹰社】社员
- 金山办公最有价值专家(KVP)、金山办公认证讲师(KCT)、金山WPS社区优秀创作者表格菁培班毕业生;
- 民航教材《民航安全文化与标准操作程序》副主编;
- 微博认证职场博主、微信视频号年度潜力主播、百度百科【任泽岩】词条收录;
- 中国南方航空公司十佳教员、金牌微课制作师,全国培联/培协推优大赛金奖获得者,《培训》杂志“师道匠心”全国金牌内训师称号获得者,两度获得Toastmasters国际演讲会International Speech Contest赛事冠军;
- 中国管理科学学会高级企业培训师,入选全国优秀技能型人才库。


青竹書馆(即图书馆管理系统V2.0,以下简称“本案”)可以为图书馆的管理员、借阅者、访客等身份提供集借/还书、查询、数据展示、活动布置、后台管理等一体化功能。

本案取名为青竹書馆,谨以此致敬金山园区的青竹書院,寓意为让金山员工、各级组织及高校学生(全国读者)乐享图书自由。

本案共分为多个一级目录,为方便读者阅读,统一视觉配色:

一级标题统一使用美人蕉橙,19号字,加粗

二级标题统一使用尼罗蓝,16号字,加粗

其他汉字均为正文格式,默认玄黑,11号字,不加粗

各数据表、各种视图,以浅绿色高亮形式标注

正文中的重要提示,使用孔雀绿,加粗形式展示

大家也可以打开左侧导航页面进行目录查看。

祝大家使用愉快!


零、先导篇:现有模板存在的不足及拟解决方案:

0.1 现有模板存在的不足

在“新建多维表格”对话框中,输入“书”,即可找到现有图书馆管理系统模板:

现有图书馆管理系统界面展示:

图书列表 视图

在架可借图书 视图

读者信息 视图

从以上2个数据表、3个视图中可以进行借/还办理、读者信息维护、图书展示等功能。

依个人浅见,现有模板存在的不足主要有:

职级分类较少,只有“管理员”和“读者”两大角色,其中“管理员”要负责录入书籍、借还书籍、管理读者信息,与实际组织分工不一致;

缺少对图书馆的规则说明信息,尤其是借出/应还时间和滞纳金系统,缺乏对读者的系统管理;

读者无法查阅自己的借阅信息;

领导、读者及访客无法总览图书馆的展板信息(对外)和运营信息(对内),缺乏视觉化的展示手段;

细节方面,图书列表视图,是按照“书架位置”为分组进行的展示,此举更适合线下图书馆的陈列方法;读者在线上进行查阅,一般是按照书名进行“精确查找”,或者按照“图书分类(经济/文学/社科等)”进行浏览,极少通过“书架位置”方式进行使用;

多维表格本身欠缺视觉化设计及数据表/视图说明,以及总体的使用说明文档,新人缺乏使用指引

0.2 本案拟定解决方案

基于此,笔者制作了图书馆管理系统的升级版本,拟尝试解决以上问题:

职级分类较少:

解决方法:设置【运维】、【库管】、【室管】、【学生】、【项目经理】、【访客】等多种角色,分工更为明确。(借鉴了我们民航当年的管理局、空管局、机场、航空公司的大分家)

缺少规则说明:

解决方法:设置【借出日期】、【应还日期】、【滞纳金】等字段,并且在个人查阅视图及甘特图视图增加了规则说明。

读者无法查阅:

解决方法:增加了个人借阅查询的视图界面。

缺乏视觉化展示:

解决方法:增加数据仪表盘展板。

图书列表细节:

解决方法:以“图书分类”方式重新排布视图,并可以筛选“在架可借”或者“查看全部书籍”

多维表格本身欠缺设计:

解决方法:更改数据表的图标,增加视图说明,增加详尽的使用说明。

并且在数据表的排布顺序上,基本按照置顶说明、数据总览、借还书籍、个人查询、书籍录入、角色管理的说明-高频-查询-维护-高级维护这样的逻辑线。

0.3 一些其他设计

增加了“每人最大可借3本书、有滞纳金就不能再借书”的设定,与实际图书馆的模式相似(红色框);增加了超期判断、滞纳金计算的字段(蓝色框);增加了经办人的字段,指定责任人(绿色框)。

增加青竹书友会的设定,体现出图书馆的社交属性,并赋予【项目经理】身份,通过统筹志愿者自行组织精彩活动,锻炼自身能力;同时,邀请 智能文档AI灵感市集 友情出演,生成了活动策划案:

增加借期总览的甘特图,方便管理员查阅所有读者的借期信息:


一、角色介绍

本案分为【库管】、【室管】、【学生】、【访客】、【项目经理】、【运维】等多种角色,具体职能如下:

1.1【库管】,即图书后台管理员,上游对接图书采购,下游对接图书馆管理员,负责录入书目信息,一般是多批次大量上传书籍信息的工作,至少要有1名工作人员;

1.2【室管】,即图书馆管理员,负责借书、还书、收取滞纳金等,是日常轮班制,是每天都要进行的工作,根据需要配置1至多名工作人员;

1.3【学生】,泛指所有可以借书的人,也是图书馆主要的服务对象,没有固定数量限制,可以随时增删学生信息;

1.4【访客】,泛指馆长、各级领导/员工、所有学生等既不直接参与运营,也不直接参与借书,是图书馆的旁观者(俗称“路人、吃瓜群众”),可以通过数据展板查看图书馆运营、流量信息,以便决定是否要在本图书馆“办卡”借书。

1.5【项目经理】,即PM,图书馆活动项目负责人,负责录入图书馆活动,不涉及日常借阅书籍和图书的管理工作,建议与【学生】身份兼职。

【运维】,即本案系统管理员,一般为我自己,负责各类角色修改设置及后台管理,拥有最高的权限。


二、人员角色管理

2.1 新增人员

【运维】人员角色管理数据表【运维】新增人员表单视图中,可以录入姓名、电话并赋予【身份】,由【运维】进行操作

新增的人员信息可以在【运维】人员角色总表表格视图中查看所有身份的信息(也可以在表格中直接新增人员)

2.2 修改个人信息、修改角色、删除人员

可以在【运维】人员角色总表表格视图中直接修改,与上图相同。


三、图书信息管理

3.1 新增书目

【库管】图书信息管理数据表【库管】图书信息录入表单视图中,可以录入新书信息,由【库管】进行操作

其中,【类别】和【书架】两个项目可以根据实际需要自行设定。

新增书目以后,可以在【库管】图书总表表格视图中查看所有图书的信息(也可以在表格中直接新增图书):

3.2 图书总表表格视图介绍

在图书总表中,使用【图书编号】项作为唯一的识别码,区别不同的图书(尤其同一本书有好几本的时候),在【在架信息】后面冻结视图:

后面跟随作者、出版社、图书封面、类别、书架、当前借阅人等字段:

其中,【在架信息】字段使用公式:

=IF([当前借阅人]=0,"📗可借","🔖已借出")

在视图方面,选择按【类别】进行分组:

并选择【总数】方式展示统计结果:


四、借书、还书办理

4.1 借书、还书

【室管】借还办理数据表中的【室管】借还办理表格视图中,可以进行图书的借、还,由【室管】进行操作

4.2 借阅信息总览

【室管】借还办理表格视图中,包括借阅书籍、书籍名称、已借阅册数、还可借阅册数、借出日期、应还日期、是否超期、滞纳金、经办人等字段:

其中,【借阅信息】字段单项关联了图书信息,并引用书籍名称:

在【已借阅册数】字段中,引用图书名称,但需要改为“计数”显示方式,即可完成图书册数的统计:

并使用公式:

=IF([是否超期]="超期",0,3-[已借阅册数])

即可计算还可借阅册数:(需要考虑超期的影响)

在【应还日期】字段中,可以通过【借出日期】进行计算:(需要用ISBLANK屏蔽没有借书的情况)

并且使用:

=IF(ISBLANK([借出日期]),"",IF([应还日期]<TODAY(),"超期","未超期"))

来判断是否超期。

如果超期,即需要缴纳滞纳金。计算公式为:

=IF([是否超期]="超期",(TODAY()-[应还日期])*[已借阅册数]*1,0)

(备注:预设规则为每本书每超期一天滞纳金为1元,即上方的*1,可以根据实际情况进行修改)

最后就是经办人(即办理借阅的【室管】),需要关联到角色总表。

但因为角色总表会打开所有人员,挑选起来比较麻烦,因此需要额外复制一张表格视图,即【运维】室管列表,并做一个筛选

设置好以后,经办人就只能选择【室管】身份的人了,大大提高了工作效率

4.3 总体借期查询

【室管】角色想查询所有【学生】的图书借期,可以在【室管】借期总览甘特视图中进行总览:

对照时间轴(绿色线),即可很明显地看到已经超期的【学生】。


五、个人借阅查询

【学生】身份可以通过【学生】个人借阅查询数据表的【学生】借阅查询查询视图中进行,输入【学生】姓名即可查询借阅状态(并包含公告提示):

查询结果如图所示:

可以看到借阅图书、借出日期、应还日期、是否超期、滞纳金、还可借阅册数等数据,为匹配源数据表,还需要制作一份【运维】借阅查询后台表格视图

但这个表没有更多延伸的应用,因此可以设置为仅我(【运维】)可见:


六、青竹書馆图书馆电子展架

怎样查看目前图书馆所有可借的图书内容?可以使用青竹書馆数据表中的青竹書馆看板视图:

同样,为匹配源数据表,还需要制作一份【运维】青竹書馆后台表格视图,但这个表没有更多延伸的应用,也可以设置为仅我(【运维】)可见,方法同上。

在看板视图里,只想展示“在架可借”的书时,需要进行一个筛选,如不筛选,将会展示所有书籍(含已被借出的书籍)

在看板视图中,可以自行设置图书展示的内容:

预设的看板卡片上面有图书编号(必选)、图书名称、书架、在架信息


七、青竹書馆数据展示

新建一块仪表盘,重命名为:【置顶】【访客】青竹書馆总览

🔔

模块包括:

统计数字:藏书总数、访客总数

条形图:管理员积分榜(即【室管】办理的借阅的书目数量排名)

饼状图:藏书分类、在借状态

柱形图:实时借阅榜、借阅活跃度

并设置好各模块的仪表盘大小、图标颜色、标签状态、模块名称等参数,排版成一个比较舒适的状态。

备注:需要在相应的源数据表中建立【运维】专属后台数据源,建立方法和意义与上文相同。


八、青竹书友会 活动展示

【项目经理】可以在多维表格的根目录下新建说明页面,并重命名:快来玩呀~青竹书友会可以同时建立多个说明页面。例如:

(备注:样例展示,使用智能文档中的AI灵感市集功能生成,结果仅供参考)


九、本案尚存在的不足之处

笔者在制作过程中发现,限于个人水平,有些较常用的功能无法实现:

1.借出的书没有办法单本、单借期分别来计算,只能“先把所有的书还了”再“一起借下一批”,并“重新计算应还日期”;

2.没有办法记录借阅史,包括“书籍的借阅史”,即这本书曾经被多少人借过;“个人借阅史”,即这本书人曾经借过多少本书;这两个指标都可以做榜单,在【访客】青竹書馆总览仪表盘中进行展示;

3.没有办法记录经办史,除了可以评选“最勤劳的【室管】”以外,还能观察什么季节的借阅量、活跃度最高,还可以通过查阅经办史,了解这本书籍的“生命历程”,解决一些图书丢失、损坏的纠纷;

4.没有办法分别设置视图查看/编辑权限,目前的“高级权限”只能粗略地进行权限区分(如下图),我希望能够达到【运维】可以统筹一切、【库管】/【室管】/【学生】/【项目经理】/【访客】只能对其中一部分数据表/视图/仪表盘/说明页面进行查看/编辑的效果。


十、本案下一阶段产品(V3.0)的功能构想

1.实现上方第九栏中的全部功能;

2.链接图书馆咖啡茶点、文创纪念品的零售系统;

3.支持发布读书心得和评分,借书前,可在书籍详情页面查看;每期评选优秀读书心得,公示至首页仪表盘榜单;

4.链接青竹读者社区,可以发布专栏文章、读书图片、添加好友等社区内容;

5.增加“二手书漂流”模块,支持读者自荐二手书,组建图书馆二手书漂流专区,与原有青竹書馆电子馆同列;

6.除专职【室管】,增加兼职【室管】角色,由读者志愿者中兼职产生,匹配与专职【室管】同样的操作权限。


好啦,以上就是本案当前版本可以实现的功能展示及制作方法。

可以点击链接进行查看:

【金山多维表格】 青竹書馆

https://kdocs.cn/l/cmWJ2DVAOFrV

然后再【另存】一下,即可体验把图书馆带回家的感觉~!


如果你觉得今天的教程对你有帮助,欢迎在下方为我点一颗小红心💖💖💖哦!

>>> 欢迎收看清华学弟任泽岩WPS社区【个人帖子合集】 <<<

辽宁省
浏览 2107
5
85
分享
85 +1
80
5 +1
全部评论 80
 
学习
· 江苏省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢你的支持!
· 辽宁省
回复
 
方盛

创作者俱乐部成员

今天再来学习一下
· 湖北省
1
回复
 
方盛

创作者俱乐部成员

恭喜贺喜,大赛中奖,楷模,下次我也积极参与!
· 湖北省
1
回复
 
方盛

创作者俱乐部成员

这个模板真好,大家记得另存。
· 湖北省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
学习,打卡
· 北京
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
打卡
· 广东省
2
回复
 
打卡
· 安徽省
1
回复
 
MargaretXu

创作者俱乐部成员

太优秀了
· 江苏省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
打卡
· 山东省
1
回复
 
打卡
· 山东省
1
回复
 
打卡
· 安徽省
1
回复
 
,,,,
· 江苏省
1
回复
 
可以
· 贵州省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
666
· 贵州省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
方盛

创作者俱乐部成员

祝五一、五四双节快乐!
· 湖北省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
好!
· 江苏省
1
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
回复
 
很好 加油
· 山东省
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 中国
回复
 
学习
· 河南省
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 中国
回复
 
太好了
· 北京
回复
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 中国
回复
 
打卡
· 黑龙江省
回复