批量录入,Excel表格,数据还靠纯手打？10个,办公技巧,帮你提升工作效率！

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在日常工作中，大家经常会遇到很多数据录入不规范带来的困扰，不可避免地出现数据漏输、多输、错输，或者格式输入错误等麻烦！

这不仅导致文档可读性差，录入的错误数据还会给后期计算、汇总带来很大的难度，可谓录入一时爽，汇总悔断肠。

本篇文章将整理 10 个最常用的数据高效录入技巧分享给大家，希望能够帮助大家。

01：录入序列

录入数字、日期、含数字内容时，可以拖拽或双击单元格右下角填充柄“+”，直接生成一列或一行序列：

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</webps-widget-single-photo-style>

“序列”另外一个好用的地方是：可自定义。

比如说我们经常要输入公司所有部门，那可以自定义一个“部门序列”，每次只要动动鼠标，1 秒就填充好了所有内容，不会漏掉也不会错：

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/VPihXb-Wpgas7Rsc','filename':'2.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':43303,'height':254,'width':251}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

自定义序列方法：点击左上角的文件—选项—自定义序列，按下图添加即可。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/PPmhXTfHewNQP5Wt','filename':'','rotate':0,'type':'image/jpeg','size':97786,'height':528,'width':877}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

02：批量录入相同内容

</webps-widget-single-photo-style>

如果多个单元格（可以不连续）要输入相同内容，选中要输入的单元格，直接编辑好内容后按「Ctrl+回车」批量录入。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/q_uhXQZjPDCB2e93','filename':'3.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':50342,'height':407,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

03：批量录入不同内容

</webps-widget-single-photo-style>

如果需要批量录入不同内容怎么办？

方法：选中单元格—按Ctrl+G—选择空值（定位空单元格）—输入“=E5”—按Ctrl+回车

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

这其中的=E5，<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;"><webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;"><webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">其实是</webps-widget-single-photo-style></webps-widget-single-photo-style></webps-widget-single-photo-style><webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;"><webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">公式的</webps-widget-single-photo-style></webps-widget-single-photo-style><webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/hwyiXQ7DmxDdzyLM','filename':'12.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':218433,'height':473,'width':745}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">意思，就是让定位到的每一个单元格的值，都等于其上方单元格的值。</webps-widget-single-photo-style>

</webps-widget-single-photo-style>

04：复制批量录入

「Ctrl+D」快捷键可以把上面单元格内容，快速复制到选中的单元格。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/Y_2hXfOE2zKoAM5t','filename':'4.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':84697,'height':407,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

同理，它的兄弟快捷键「Ctrl+R」，可以把左面单元格内容，快速复制到当前单元格。

05：下拉列表

下拉列表的好处：

① 不用敲键盘，鼠标选择选项就可以填写；

② 数据规范，不会输错成其它内容。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/cP-hXYbUDhOJx3LX','filename':'5.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':159758,'height':408,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

下拉列表制作也很简单。选中部门这一列，点击「数据—有效性」，打开数据有效性对话框，选择序列，然后在来源里拾取部门列表。

操作步骤：

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/ngCiXXKbgBGEPcAv','filename':'6.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':586730,'height':589,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

06：限制输入长度

</webps-widget-single-photo-style>

对于固定长度的内容，比如 11 位手机号、身份证号码等，不小心多输也不易发现。但是，如果我们限制了输入字符的长度，就再无后顾之忧了！

限制字符长度方法如下图：

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/ogKiXQKf2CoSPfXS','filename':'7.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':479729,'height':589,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

如果设置最小值、最大值为不同数值，还可将输入字符长度限制在某范围内。

07：数字分段显示

如下图效果，我们让输入的11位手机号码自动显示成 3-4-4 的样式了，特别好辨认！

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/wQOiXaPlURcXAQfN','filename':'8.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':117510,'height':589,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

手机号码分段显示方法：选中单元格区域，按「Ctrl+1」，设置数字格式类型输入「000-0000-0000」即可。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':0.5,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/QASiXUxtdTjOC_va','filename':'','rotate':0,'type':'image/jpeg','size':48482,'height':424,'width':470}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

其他的数字类型内容，都可以用 000-000 的数字格式类型来分段，0 代表数字占位，几个0就代表几位数字，- 是分割符号，也可以用空格或其它符号代替。

08：输入分数

在表格里如果直接输入分数 2/3，会发现立马变成就 2 月 3 日。这是因为表格默认 m/d 的形式为日期，而非我们认知上的分数。

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</webps-widget-single-photo-style>

分数正确的输入方法是：先输入“0+空格”，再输入2/3。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':0.5,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/NJuiXRHFhQDvFD9m','filename':'14.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':66050,'height':182,'width':500}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

09：输入当前日期、时间

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“当前日期”在填表时的使用频率很高，如果每次都在键盘上一个一个寻找数字敲击的话会很累，出错率也高。

其实表格有自带“今日”、“当前时间”的快捷键：

① 按下快捷键「Ctrl + ；」快速输入当前日期

② 按下快捷键「Ctrl + shift + ；」快速输入当前时间

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/YwWiXaAFTDoHewZ4','filename':'9.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':46623,'height':406,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

10：拒绝重复录入、高亮重复项

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很多特殊内容是不可重复的，如工号、产品编码……如果，录入重复时可以自动禁止录入就好了！

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/NQaiXYNpOju6jgqe','filename':'10.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':76436,'height':406,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

拒绝重复录入方法：选中单元格区域，点击数据—拒绝录入重复项—设置—确定。

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/GgeiXcllPjlZTnrL','filename':'','rotate':0,'type':'image/jpeg','size':97553,'height':528,'width':705}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

有时想允许重复录入，但要把重复内容标出来，或者用作数据重复检查，像下图这样：

<webps-widget-single-photo-style payload="{'caption':'','scale':1,'item':{'url':'https://ks3-cn-beijing.ksyun.com/webps/attachment/7weiXdhwEgsw5eQ8','filename':'11.gif','rotate':0,'type':'image/gif','size':51415,'height':406,'width':699}}" env_pc="" env_viewer="" env_pc_viewer="" env_device="pc" style="margin: 0px; padding: 0px; max-width: 100%; overflow-wrap: break-word !important; box-sizing: border-box !important;">

</webps-widget-single-photo-style>

其实只要在表格中设置“高亮重复项”就可以了。设置方法：

选中单元格区域，点击数据—高亮重复项—设置高亮重复项—确定。

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有了这 10个技巧，工作效率瞬间提升 80%，你离准点下班还会远吗？

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2024-07-02 02:00:24 广东珠海

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