【查找替换专项第1讲】一文讲透WPS演示查找替换:批量操作不遗漏

清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

(本文约3316字)

困难如山,我有金山。

欢迎收看本期【功能推荐】专题,我是学弟。

【功能推荐】专题均为WPS系列产品中的一些重点、难点或者高频、好用的功能,为大家进行好理解又详尽的介绍。今天我们来聚焦WPS演示

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查找替换是WPS中十分经典的功能,功能十分强大。但目前用户在使用查找替换的功能中,普遍只开发了一小小点内容,还是不能讲这个功能的精髓全部发挥出来。因此,学弟准备在近期统一更新一系列查找与替换的专项内容,进行系统讲解、厘清操作误区。把查找与替换这个批量操作的神器讲透。

另,为啥从WPS演示开始讲起?因为演示里面的查找替换功能最为简单,表格次之,文字最难。咱们照顾小白读者,从简单的概念入手,后面讲到表格和文字时,相同的内容就不再赘述了。

欢迎点赞+评论+收藏,让我们一起开始吧!

【作者简介】

清华学弟任泽岩 - WPS办公软件商业讲师
- 金山办公最有价值专家(KVP)、金山办公认证讲师(KCT)、金山WPS社区优秀创作者、金山文档行业金鹰社社员、表格菁培班毕业生;
- 民航教材《民航安全文化与标准操作程序》副主编;
- 微博认证职场博主、微信视频号年度潜力主播、百度百科【任泽岩】词条收录;
- 中国南方航空公司十佳教员、金牌微课制作师,全国培联/培协推优大赛金奖获得者,《培训》杂志“师道匠心”全国金牌内训师称号获得者,两度获得Toastmasters国际演讲会International Speech Contest赛事冠军;
- 中国管理科学学会高级企业培训师,入选全国优秀技能型人才库。


【基础知识快速温习】

查找:是依次找到符合查找条件的内容,有效避免了长文档人工查找的遗漏;分为查找下一处(一个一个找)和查找全部(把所有的一起找出来,就是快)。

  • 查找的快捷键是Ctrl+F(WIN)/ command+F或者control+F(MAC)

替换:是查找到符合查找条件的内容,并替换为另一组内容的功能;同样分为替换(一个一个替换,方便人工审核)和全部替换(把所有的一起替换,就是快)。

  • 替换的快捷键是Ctrl+H(WIN)/ command+H或者control+H(MAC);

  • 需要注意的是有些MAC电脑的command+H是显示桌面的快捷键(就像WIN电脑里的WIN+D因此可以使用control+H或者打开查找,再改为替换功能)


【基础篇】

【开始】选项卡中,可以点击查找→查找打开查找功能;可以点击查找→替换打开替换功能。

也可以在查找对话框中点击替换,打开替换功能。

但这个功能不是可逆的,在替换对话框里无法回到查找,因此可以点击查找下一个进行查找。

例如在幻灯片中,录入文本框、形状编辑文字、智能图形,都输入PowerPoint,我们可以查找试一试:

查找“power”,点击查找下一个,即看到文本框中的PowerPoint的Power部分被高亮了:

再点击查找下一处,可以看到形状编辑文字中的PowerPoint的Power部分被高亮了:

再点击查找下一处,可以看到智能图形中的PowerPoint被跳过,第3页的文本框被高亮:

直到文档结尾,会提示“已经完成整篇文档的搜索”,第三页中的智能图形也被跳过

因此得出重要结论:查找替换无法识别智能图形中的文字。

(学弟在WIN版WPS也试了一下,同样无法查找。)

接下来我们来进行替换。

PowerPoint是友商的产品,我们应该叫WPS演示,因此,我们可以打开替换对话框,输入被替换内容和替换内容。

当我们点击查找下一个→替换时,就会从头进行逐一替换

如果我们不想替换某处,则点击查找下一个以后不用点击替换,继续点击查找下一个,即跳可过该处。

当我们输入两组内容后直接点击“全部替换”,则可替换全部内容,并且提示替换了多少个搜索项

同样的,智能图形中的内容不能被查找到,因此不会被替换


【进阶篇】

来看一下查找替换中的高级选项:

  • 区分大小写:

这个功能很好理解,刚才我们没有勾选区分大小写,因此输入“power”也可以查找到;现在我们把它勾选上,就找不到任何内容了。

  • 全字匹配:

全字匹配比较难理解,先说结论:较多用于英文文段,中文文段不建议使用。

通俗讲,全字匹配就是“必须全部字一样,才算符合查找条件”。比如,你想查找power,你在开启全字匹配状态下,搜所power或者point都是不行的,必须搜索完整的PowerPoint。

这样做的好处是有一些拥有相同前后缀的单词,不会被搜索到,搜索更为精确,例如:PowerPoint、Power BI、power、pointed、powerful等等混在一起时,你必须使用全字匹配才能做到精确查找。

怎样算“全字”?单词两边一般都有空格,空格就是分界线;空格换成其他字符,也可以搜索到:例如"-" "/" "!" "?" "%" "&" "*"等等,如下图所示:

为啥中文文段不好用?这个过程非常玄妙:

如下图:文不能找到、文本能找到、文本框不能找到;示例不能找到、示能找到、例能找到。

玄妙吧!

  • 区分全/半角:

这个和第一个区分大小写是一样的,由于目前用全角字符的情况比较少,因此这个功能主要用来排查英文文档中的中文标点,或者用来排查中文文档中的英文标点

搜索英文"!",只能找到一处;如不勾选“区分全/半角”,可以找到两处:

搜索中文"?",只能找到一处;如不勾选“区分全/半角”,可以找到两处:


【撷趣篇】

WPS演示中,还有4个查找与替换的小知识点进行一下科普:

  • 问题一-有没有快捷查找的方法?

答:比如你要搜索“PowerPoint”,可以在文档中找到一个正确的单词进行划选,再打开查找/替换界面,就自动填入了,无需手工打字,快吧!(如图):

  • 问题二-从哪里开始查找?即“查找下一处”中的“下一处”,是从哪开始的“下”?

答:取决于你的鼠标点击在哪一张幻灯片。你点在第3张幻灯片(如图),就从第3张幻灯片开始找,找一圈以后回到第2张幻灯片作为结束。

需要注意的是,如果你采用了上面那种划选法进行的快捷查找,将会精确到这一页的这一行,会从这个行及“下面”开始查找,找到这个行的“上面”作为结尾:

WPS文字也是从光标所在位置往下查找的,一直找到这个光标位置之前为结束。WPS演示和它的思路是一样的,但比WPS演示更好理解一些。

  • 问题三-我需要反复使用查找/替换功能,需要来回打开/关闭对话框吗?

答:不用。查找/替换对话框是一个很特殊的对话框,它支持在对话框开启的状态下继续在外面编辑,而其他大部分功能的对话框是不支持的:

在查找/替换对话框开启时,依然可以在外面进行编辑,不用关掉

其他对话框则没有这个效果,必须关闭

而且,这个特殊效果在WPS文字WPS表格中都适用!

  • 问题四-“替换字体”是什么功能?

【开始】选项卡→查找→替换字体中,可以打开这个功能;而且没有快捷键,只有这一种进入方式:

输入替换前的字体和替换后的字体,点击“替换”,即可进行全文字体替换

包括非当前页的字体,也被替换了:

另一个隐藏能力是,能够识别智能图形里的字体

因此,

这个功能的好处就是:操作简单,可以一键批量替换全文的字体;

这个功能的局限也是:只能替换全文,不能替换当前页或者某一部分。

而且,“替换字体”对话框不支持上面问题三中所提到的跨对话框编辑。

💡

WPS演示下边栏,有一个很好用的功能智能美化→全文美化,支持统一字体,并且可以选择哪些页面可以进行替换:


【总结一下】

本帖系统讲解了查找与替换的基本概念和WPS演示中的查找/替换基本操作、高级选项和一些特殊用法。WPS演示中的这个功能发散最为简单,因此特别适合零基础新手快速理解这个功能。

练习素材如下,不支持在线编辑(在线编辑会让其他读者无法正常使用),请各位读者【另存】后使用:

《一文讲透WPS演示查找替换.pptx》

https://kdocs.cn/l/chOaVcFpvtxy

查找替换系列教程快速跳转链接:

【查找替换专项第1讲】一文讲透WPS演示查找替换:批量操作不遗漏

【查找替换专项第2讲】一文讲透WPS表格查找替换:单元格查找更智能

【查找替换专项第3讲】一文讲透WPS文字查找替换:功能强大,火力全开

【查找替换专项第4讲】一文讲透WPS文字高阶查找替换:让众生对你望尘莫及

【查找替换专项第5讲】一文讲透WPS文字查找替换解题思路:独门内功心法


好啦,以上就是本期教程的全部内容,如果你觉得今天的内容对你有帮助,欢迎在下方为我点一颗小红心💖💖💖哦!

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辽宁省
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赵二
跟着大佬学习!
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赵二
实用。
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Siserly
打卡学习
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zha7090
zha7090

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跟着大佬学习
· 广东省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

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感谢支持!
· 辽宁省
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阿武
阿武

WPS函数专家

今天也发了一篇,学了借鉴了点
· 广东省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

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弄反了,我是看着你的教程长大。
· 辽宁省
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12olive
公式能替换吗
· 河北省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

好问题啊!还没系统研究过,比较经典的替换是把A换成=A
· 辽宁省
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LG
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

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Username
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x埃伦-V-
满地是月光,但月亮只有一个
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清华学弟任泽岩
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哈哈,此话怎讲
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冬笋先生
困难如山,我有金山。
· 上海
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

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是的!
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农家的牛
真牛,你是讲师呀,做WPS推广工作吗?
· 福建省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

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牛老师才是“真牛”啊。啥都做,只要和WPS有关,哈哈
· 中国
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

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感谢大家的支持,就不一一回复啦!
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二毛陀
打卡
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墨言
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Moivan
2024-08-08打卡
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厚积、薄发
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Edward
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二毛陀
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麦宇哲
优秀的骚年啊
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『峰格』
最好的人生状态,安于得失,淡于成败
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HC.旋
跟着老师学
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