【查找替换专项第2讲】一文讲透WPS表格查找替换:单元格查找更智能

清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

(全文约3768字)

困难如山,我有金山。

欢迎收看本期【功能推荐】专题,我是学弟。

【功能推荐】专题均为WPS系列产品中的一些重点、难点或者高频、好用的功能,为大家进行好理解又详尽的介绍。今天我们来聚焦WPS表格

📌

查找替换是WPS中十分经典的功能,功能十分强大。但目前用户在使用查找替换的功能中,普遍只开发了一小小点内容还是不能讲这个功能的精髓全部发挥出来。因此,学弟准备在近期统一更新一系列查找与替换的专项内容,进行系统讲解、厘清操作误区。把查找与替换这个批量操作的神器讲透。

上篇帖子我们讲解了WPS演示中的查找替换,这一次我们来聚焦WPS表格

欢迎点赞+评论+收藏,让我们一起开始吧!

【作者简介】

清华学弟任泽岩 - WPS办公软件商业讲师
- 金山办公最有价值专家(KVP)、金山办公认证讲师(KCT)、金山WPS社区优秀创作者、金山文档行业金鹰社社员、表格菁培班毕业生;
- 民航教材《民航安全文化与标准操作程序》副主编;
- 微博认证职场博主、微信视频号年度潜力主播、百度百科【任泽岩】词条收录;
- 中国南方航空公司十佳教员、金牌微课制作师,全国培联/培协推优大赛金奖获得者,《培训》杂志“师道匠心”全国金牌内训师称号获得者,两度获得Toastmasters国际演讲会International Speech Contest赛事冠军;
- 中国管理科学学会高级企业培训师,入选全国优秀技能型人才库。


【基础知识快速温习】

查找替换的概念、快捷键与WPS演示完全相同,详见:

【查找替换专项第1讲】一文讲透WPS演示查找替换:批量操作不遗漏


【基础篇】

【开始】选项卡中,可以点击查找→查找打开查找功能;可以点击查找→替换打开替换功能。

可以在查找对话框中打开替换选项卡,打开替换功能;同时这个功能也是可逆的,在替换对话框中也可以回到查找功能,这一点同WPS演示里的界面不一致

在练习素材中,可以查找"Excel",并将其替换为"WPS表格":

与WPS演示相比,WPS表格中多了一个“查找全部”的功能,可以将所有结果以“工作表+单元格+值”的表述形式呈现,点击哪个结果,即可将单元格快速转移至哪里。

WPS表格中提供了单个查找、全部查找、替换、全部替换4种风格的操作方式,查找还可以“向上找”和“向下找”,满足用户的多种需求。


【进阶篇】

点击“特殊内容”,或者“选项”,可以打开WPS表格的高级功能:

在一共有(3+6=) 9个高级功能

选项中(红色框),有6个:范围、搜索、查找范围、区分大小写、单元格匹配、区分全/半角

特殊内容中(蓝色框),有3个:换行符、任意单字符、任意多字符

其中,区分大小写区分全/半角的含义和WPS演示中一样,不再赘述。

  • 范围:

默认为“工作表”,也可以选择“工作簿”。当选择工作表时,只在当前的工作表里查找;选择工作簿时,会在所有的工作表中查找。例如,选择“工作簿”,搜索"Excel",查找全部,即可看到下方有多个工作表中的结果:

  • 搜索:

可以选择“按行”(默认)和“按列”,当逐个查找(即查找上/下一个)时,会有不同的查找顺序(如图红、蓝两色的箭头);“查找全部”时,下方显示的全部内容排序,也是按照不同的顺序进行排序。

  • 查找范围:

这个比较复杂,可以选择:智能、公式、值、批注。

学弟提供了很多案例,尽可能想得全一些:

这里面的"Excel"、"5"有直接写上去的(称为"值",无论是数值格式还是文本格式),还有公式合成出来的(称为"公式"),还有批注,还有单元格格式(“只是长得是,但实际上不是”的B7单元格;还有“实际是,但长得不是”的B8单元格),还有形状编辑文字。

学弟依次试了一下:

选择“智能”,查找的结果为所有值+公式+批注+单元格格式B7 B8;

选择“公式”,查找的结果为所有值+单元格格式B8;

选择“值”,查找的结果为所有值+公式+单元格格式B7;

选择“批注”,查找的结果为所有批注;

另,形状编辑文字里面的内容,无论选择哪项,都无法被查找到不同于WPS演示中的形状编辑文字可以被识别到,但类似于WPS演示中的“智能图形”。

因此学弟得出推论,并用高亮给大家示范一下效果。

智能就相当于“全部”,只要能被识别,都能查到:

值就相当于“看起来的样子”,只要它看起来像就能被查到,但是里子查不出来:

公式的定义恰恰相反,只能查“里子”,就是货真价实的内容,靠公式生成的、靠单元格格式伪装的均不好使:(因此可以用“公式”来排查伪装者后期公式合成的内容)

但学弟有个疑问:既然能排除公式,那为啥叫“公式”。。。

批注就是顾名思义,只有在批注里才会被查到;

而有有意思的是,“替换”对话框里,干净了许多,只能选择“公式”。全部替换以后,可以看到刚才高亮的部分全换成了WPS表格,包括B8单元格的“里子”,也已经被替换了。

学弟又有个疑问,为啥替换里只能选“公式”?

  • 单元格匹配:

默认不勾选,如果勾选,则只有单元格内容和被查找内容“完全一致”,才会被找到:

需要注意的是,由于“批注”不在“某个单元格里”,因此不涉及“单元格匹配”的这一关,如果勾选,则无法查找“单元格匹配”的内容。

  • 特殊内容

包括:换行符^l   任意单字符?   任意多字符*,都属于我们俗称的“通配符”。通配符有很多种,在WPS文字中会重点讲解,WPS表格中,只支持这三种通配符。

换行符的查找效果,只有单元格存在换行,以及存在换行的批注共2处被找到:

任意单字符,比如???????? 8个字符,可以找到:

💡

备注:

因为换行符也算为一个字符,因此可以把B6单元格看成一个拥有较长字符的字符串;

汉字虽然占用两个长度(例如LEN LENB函数),但在查找中,都计算为一个字符。

任意多字符,就可以找到所有Excel后缀的内容:

💡

备注:

*也可以代表0个字符。

此外,在查找和替换中,都支持带有格式的高级查找:

这种高级查找的方式,一种可以用于更为精确的匹配,一种可以用于更为模糊的匹配,也可以混合使用,玩法很多

  • 更为精确的匹配示例:

在Sheet2中,将所有文字颜色/单元格填充为某色的"Excel"替换为"WPS表格"。

  • 更为模糊的匹配示例:

在Sheet2中,将所有文字颜色/单元格填充为某色的单元格替换为某色2。

  • 模糊到精确示例:

在Sheet2中,将所有文字颜色/单元格填充为某色的单元格替换为"WPS表格"。

  • 精确到模糊示例:

在Sheet2中,将所有文字颜色/单元格填充为某色的"Excel"替换为某色2。

记住一个原则就好:

精确查找/替换,就文字栏(蓝色框)和格式栏(红色框)都填满;模糊查找/替换,就只填格式栏,把文字栏空着。

这个思路,在WPS文字的查找替换中应用得最多!也是查找替换中,初阶选手和中阶选手的分水岭!(高阶是通配符的活用)

另,格式点错了,或者想去掉格式的限制,可以点击“清除查找格式”。

WPS表格中的格式录入部分,有一个设计比WPS文字更快的地方,支持格式吸取,类似于“取色器”,可以点击外面的单元格,一键吸取字体颜色背景颜色或者字体背景颜色,以及全部格式

如果吸取了“全部格式”,那么,除了文字颜色、填充颜色以外,还包括了字体和字号,功能确实很强大。

如果有更多属性的高级设置,可以点击“设置格式”进行详细设置。

 感谢社区伙伴@纯真少年 勘误)

格式设置的高级菜单,和“设置单元格格式”的界面一样

对比WPS文字的查找替换界面,格式选项里这些箭头的部分也都是可以单独设置的,复杂、操作繁琐,但功能很强

WPS演示里啥也不支持,别想这些高级的功能了(因此操作简单易上手)。


【撷趣篇】

WPS表格中,有两个地方提一下:

一个是在查找/替换对话框打开时,依然可以点击外面继续编辑,这一点同WPS演示是一样的,不再赘述了。

另一个则是查找的结果的高亮。由于表格和演示、文字不一样,演示、文字大多是以文本(框)的形式存在,因此可以直接加灰色高亮来进行查找结果的呈现;而表格是以单元格为基本构型,因此无论一个单元格内,有多少个地方满足条件、被查找的内容在单元格的什么位置,最后的结果都是将光标移到该单元格,而不会具体到内部文字

下图即是表格、演示、文字被查找到内容的效果对比:

在查找、替换右面,还有一个“定位”功能,属于一种特殊的“查找”效果。由于他与查找/替换专题系列内容的功能属性不太一样,因此学弟以后则其他文章专门讲解,在本系列中不做阐述。


【总结一下】

本帖系统讲解了WPS表格中的查找/替换基本操作、高级选项和一些特殊用法。WPS表格中的这个功能相较WPS演示来说,稍微复杂一些,但难度尚可,对新手比较友好。希望通过本帖能够快速、系统、全面地帮助用户理解查找与替换。

练习素材如下,不支持在线编辑(在线编辑会让其他读者无法正常使用),请各位读者【另存】后使用:

《一文讲透WPS表格查找替换.xlsx》

https://kdocs.cn/l/cq9ooeKI7xQL


好啦,以上就是本期教程的全部内容,如果你觉得今天的内容对你有帮助,欢迎在下方为我点一颗小红心💖💖💖哦!

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辽宁省
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打卡学习
· 江苏省
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MargaretXu

创作者俱乐部成员

· 江苏省
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学习之余心中有两个疑问:1 设置格式那里好像是可以设置字体 字号等内容的,不知道是否我的理解不对;2在查找页面我无法设置格式,图2可见灰色显示,不知道是否我的软件问题
· 广东省
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清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢!确实可以“设置格式”,原文已勘误。
· 辽宁省
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丁功令

创作者俱乐部成员

打卡学习
· 四川省
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清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
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跟着老师学
· 福建省
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清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

旋哥0帖8级了,真厉害
· 辽宁省
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写得很好,很全面,学习了
· 广东省
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清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢乱云老师支持!
· 辽宁省
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