【功能推荐】一文讲透WPS项目符号和编号:最高频的功能、最精细的操作,大学生写论文必备~!

清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

(全文约4830字)

困难如山,我有金山。

欢迎收看本期【功能推荐】专题,我是学弟。

【功能推荐】专题均为WPS系列产品中的一些重点、难点或者高频、好用的功能,为大家进行好理解又详尽的介绍。今天我们来聚焦WPS文字

这两套样式,在WPS文字中非常高频地被使用,分别是项目符号编号:

这只是简单的概念示例,接下来学弟带领大家一同研究这里面千变万化的玩法

学弟用本帖的题目概括,就是:最高频的功能,最精细的操作。用好并弄透,实属不易。

欢迎点赞+评论+收藏,让我们一起开始吧!

【作者简介】

清华学弟任泽岩 - WPS办公软件商业讲师
- 金山办公最有价值专家(KVP)、金山办公认证讲师(KCT)、金山WPS社区优秀创作者、金山文档行业金鹰社社员、表格菁培班毕业生;
- 民航教材《民航安全文化与标准操作程序》副主编;
- 微博认证职场博主、微信视频号年度潜力主播、百度百科【任泽岩】词条收录;
- 中国南方航空公司十佳教员、金牌微课制作师,全国培联/培协推优大赛金奖获得者,《培训》杂志“师道匠心”全国金牌内训师称号获得者,两度获得Toastmasters国际演讲会International Speech Contest赛事冠军;
- 中国管理科学学会高级企业培训师,入选全国优秀技能型人才库。


【基础篇:按钮位置】

位于WPS文字的【开始】选项卡段落功能区

左侧为项目符号,右侧为编号。

两者都有下拉菜单,里面包含了很多高级选项。

对于编号(有序列表)来说,有两个重要的基础选项,如果您是第一次接触,一定要知道:

【重新开始编号】

如图,想从“4.哦哦哦”开始从头开始编号,那么可以邮件这个4,选择“重新开始编号”,可以从1开始或者更换另一套编号系统(后文会讲到的自定义):

【继续编号】

当两段编号项中间夹了一段没有编号的正文,想再后文的标题行再继续前文的编号,那么可以直接点击编号项,就可以接着前面的编号继续编号了(因为这个功能是默认的,如果被误改错,可以右键→点击“继续编号”改回来,界面和上图一样)。

好,基础知识储备完毕,下面开始进阶功能的介绍。


【功能组1:开启/关闭自动编号】

当我们输入“一、XXX”或者“1.XXX”等等之后,按Enter,能够看到系统默认认为这是一个编号系列,因此会自动帮你把上面的“一、”或者“1.”等序号改成编号项,与文本内容脱离开:

如果你不想要立即开启第二章或者第2节,你可以考虑3种方法:

  • 法1)再按一下回车(Enter),这个新编号就没有了;

  • 法2)按一下退格键(Backspace),这个新编号就没有了。

这两个方法的共同点是,在新编号被删掉的同时,但原“一、”会被改为编号项,不会变回文本:

当你想要开启“二、”的位置时,点击【开始】选项卡的编号按钮,即生成第二章的编号:

  • 法3)按撤销(Ctrl+Z),可以在删掉新编号的同时,将原“一、”还原为文本:

👋

因此,我们可以看到:

法1和法2适用于需要生成编号项,但不想立即在下一段使用编号项的情况(延缓使用);

法3适用于本来就不想用编号项,只不过被WPS误识别,还原回普通文本的情况。

如果想关闭这个功能(默认是开启的),还可以通过WPS选项来处理,在“选项”菜单里的“编辑”子菜单,取消勾选“键入时自动应用自动编号列表”

Mac版WPS打开/关闭自动编号功能

WIN版WPS打开/关闭自动编号功能


【功能组2:项目符号】

二者相比,项目符号要简单得多,学弟先聊这个。

使用WPS AI随机生成十句话:

去掉数字,点击“项目符号”旁边的小三角,随机选择一个项目符号添加:

点击“自定义项目符号”,即可开启高级选项:

如下图所示,红色框为菜单列表,项目符号在第一个;编号/多级编号都属于编号里的功能,在第二、三个;第四个可以自定义列表,可以各种混搭。

蓝色框为应用的范围,有3种模式可以选择:

整个列表”,即无论选中哪个部分,都会把整套列表的项目符号(编号)更新:

插入点之后”,即在光标后面开始有新变化,而不会影响到前面的项目符号(编号):

所选文字”,就是应用于所选文字对应的项目符号(编号)改变:

绿色框为自定义,可以继续进行更为精细的设置:

如图所示:

黄色框可以更改项目符号的种类“字符”(有很多自定义的符号可以选择,如第二个小剪刀),或者使用“项目符号字符”(最近使用过的)。

“字体”这个功能,和文字字体高级设置的界面一样,可以给项目符号改改颜色,字体本身的设置默认就好。

红色框用于调整项目符号的缩进位置;

蓝色框用于调整项目符号后面段落的首行缩进,数值必须不能小于项目符号的位置

绿色框用于调整项目符号后面段落的悬挂缩进。

大家可以配色对应颜色的线进行对应学习。

一个相对舒适排版的文章,可以这么来设置:

分别使用了自定义项目符号(十字花),项目符号的缩进设置2字符,文本制表位和缩进都设置成4字符(设置成一样的数值,能够上下对齐)。


【功能组3:编号】

有了项目符号的基础,学习编号能更为轻松一些。接着刚才的例子,我们换一下编号:

然后点击“自定义编号”,进行高级设置。

编号中的“自定义”界面稍微复杂一些,因为编号比项目符号多了“列表”的变化,即同一级别的项目符号都长得一样,但同一级别的编号长得都不一样,需要按照1、2、3、……这个顺序来进行。

例如,我们按照红色框的示例,修改编号的字体红色、编号样式修改为大写数字,起始编号可以不从1开始,本例手工改成4(即肆、伍、陆),我们看一下最终的效果:

这里面,蓝色框的两个部分,编号格式缩进我们重点来讲一下:

首先是编号格式,这里面默认是①.  这个①,是编号的“占位符”,①代表一级标题,②代表二级标题,在编号这部分,由于只有一个级别因此只有①,和实际编号项里的①完全不是一个意思,这个占位符类似于WPS表格自定义单元格格式中的"yyyy-m-d",或者"0000"和"@",表示一个占位,后面那个"."就是手工写上去的,大家发现肆、伍、陆后面不是有个"."嘛,就是这个。

因此,我们可以自行定义各种编号项,只要包括那个占位符①即可:

缩进”这个菜单,看起来和项目符号中的“缩进”菜单长得差不多,但学弟通过设置以后发现,这两个数值的逻辑有很大区别:

这里面的原理比较难以说清楚,大家通常使用的3种效果,可以这么来记忆:

第一种效果:编号项顶格,首行缩进2字符、悬挂缩进0(即顶格)。三个数字分别设置为0、2、0字符:

第二种效果:编号项顶格,首行缩进2字符、悬挂缩进2字符同首行对齐。三个数字分别设置为0、2、2字符:

第三种效果:编号项缩进2字符,首行缩进4字符,悬挂缩进0(即顶格)。三个数字分别设置为2、2、0:

如果实在记不住,就随便设置一个,然后挪动上面的标尺,进行调节。比如想调节成下面的效果,自己拨弄标尺是最快的方法:

另,编号位置一般都选择“左对齐”,居中对齐和右对齐极少使用。


【功能组4:多级编号】

当我们学习了编号的基础功能以后,就在单个编号的基础上,学习多级编号了。一般来说,高校论文是最能够体现用户多级编号功能的掌握程度,因此学弟就以论文为例,进行举例。

大家先看一下多级编号的设置对话框,包括级别、编号格式、编号样式、起始编号、字体、缩进设置、高级选项若干等。很多功能在编号栏里面都有:

这个是我们的论文素稿,需要进行编号列表的添加:

然后参照某校的论文格式:

💡

一级标题:第1章、第2章、第3章……居中对齐

(字体字号、加粗、段前段后、行距等要求非本帖内容,从略);

二级标题:1.1、1.2、1.3……顶格;

三级标题:1.1.1……顶格;

四级标题:1.1.1.1……整体缩进2字符;

五级标题(如有):(1)、(2)、(3)……整体缩进2字符,合并在正文中;

正文:首行缩进2字符,悬挂缩进为0(即顶格)。

在设定各种标题的样式之前,最好先设置多级编号:

一级标题的设置界面:

二级标题的设置界面:

三级标题的设置界面:

四级标题的设置界面:

五级标题的设置界面:

折腾这么一大圈,究竟是干啥?接下来我们就开始搞:

全选文章,在“自定义列表”中找到我们刚才设置好的多级编号,点击“确定”

发现所有文章都套用了“一级标题或标题1”的样式:

不要担心,所有一级标题保留,所有二级标题按Tab,所有三级标题按两下Tab,以此类推;按多了就按Shift+Tab提高一级;如果遇到正文文段,直接点击“正文”格式即可(或者按5次Tab推到6级标题,然后全选→替换,将所有6级标题样式替换为正文样式):

这种方法是全文素稿都打完以后,再应用多级编号的方法。

还有一种更为简单的方法,是在标题样式中逐一设置好编号项,然后选中标题,直接点击编号,然后调节它所对应的标题样式,就可以自动调整为对应的级别:

在这里修改标题样式囊括的编号项

按照1、2、3的顺序:选中标题行→使用编号→设置样式

后面也是一样:

这种方法比前一种方法的好处就是:可以不需要按一堆Tab,可以直接选择对应的标题级别对应的编号级别。

再比如,将参考文献的素稿快速应用编号:

设置如下的编号效果:

备注:由于参考文献中的[1]和[11]的宽度不同,为整体页面整齐,建议在编号之后加上制表符(在上图右下角设置)。为不误伤其他正文格式,可以复制一份正文样式,改名为“参考文献”自定义样式即可。


【优势篇】

前期设置编号或多级编号的工作量确实很大,那么设置编号的好处是啥?

👋

最大的好处是,比手工键入编号更方便后期的编辑。

如果是手工打的编号,套上样式,外观上是一样的。但如果加了一章或者删了一章、参考文献加了一篇/删了一篇、或者顺序调换位置等等,手工编号体系的修改起来就十分十分麻烦,还容易遗漏。

(毕竟文章不可能一遍成啊,总是会遇到修改)

如下图所示,如果新增了一节1.1.2,那么后面所有的编号项全得跟着调整(删除某章节的效果也是一样的):

还有一个好处,就是便于交叉引用

编号项是可以被交叉引用检索到的,最常见的交叉引用就是参考文献,如果是手工输入的参考文献,那么一旦调整了参考文献,绪论里对应的参考文献编号就全乱套了。

例如下面的文章,大家一眼就能看出后期修改的工作量极大,来回对参考文献头都大了:

在写论文的时候,养成好习惯,在引用参考文献的时候直接使用交叉引用功能,勾选编号项即可

生成的“原汁原味”的编号项(这就是为啥参考文献的编号项也要做成 [^#] 是因为文章正文引用时格式是正确的)。不是上标?没有问题,所有参考文献都交叉引用完毕,可以选中并替换(无论中间是几位数字,都可以):

(备注:这一步替换的操作释义详见拙作【查找替换专项第4讲】一文讲透WPS文字高阶查找替换,这里不再赘述)

交叉引用→编号项→替换,一套操作下来,一点都不麻烦。

🎉

交叉引用+编号项这一套操作,除了可以用在参考文献以外,写书稿或者教材的正文的时候经常可以遇到这样的内容:

XX内容的具体用法,详见第66页;

第5章我们曾经讲过;

1.1.5节我们讨论过XX问题……

这些蓝色字体的部分,一定要用交叉引用,否则一旦章节、页码有调整,修改起来的工作量相当大。(字典词典里用得最多了。多音字的话,另一个读音在XX页;同义词不想占用篇幅再说一遍,就写“见XX页XXX词”)


【总结一下】

💡

本帖讲解了项目符号和编号的系列功能,包括

  • (1星难度)基础篇:项目符号和编号的基本概念、基础操作、快捷键等;

  • (1星难度)功能组1:自动列表开启与关闭;

  • (2星难度)功能组2:项目符号与高级设置界面;

  • (3星难度)功能组3:编号与缩进设置;

  • (5星难度)功能组4:多级编号与论文整体排版;

  • (4星难度)优势篇:编号在排版中的若干好处。

练习素材如下,不支持在线编辑(在线编辑会让其他读者无法正常使用),请各位读者【另存】后使用:

《一文讲透WPS项目符号与编号》

https://kdocs.cn/l/coiGLDSNHR0v


好啦,以上就是本期教程的全部内容,如果你觉得今天的内容对你有帮助,欢迎在下方为我点一颗小红心💖💖💖哦!

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辽宁省
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赵二
最高频的功能,最精细的操作。
· 辽宁省
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赵二
点赞收藏学习!
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Siserly
太实用了
· 江苏省
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亂雲飛渡
学习了
· 广东省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

感谢支持!
· 辽宁省
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Tam Kingsley
Tam Kingsley

创作者俱乐部成员

学习了,项目编号是看似简单但深入学习才发现有很多需要注意的点~期待老师可以写一篇以论文为切入点,系统讲解用到的知识点的文章,我觉得WPS文字是一个很需要系统讲解的工具,但很多时候我们只能分散地学习它的功能,如果有一篇能够从整体讲解的文章就好了~许愿中
· 广东省
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清华学弟任泽岩
清华学弟任泽岩

创作者俱乐部成员

这个我确实排了计划,论文的事,至少2个5000字帖。
· 辽宁省
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