面对职场员工，办公软件到底应当培训些什么？

最近，在办公软件行业中，厂商及培训教师们在网上频繁发布一些新功能、新技术、新应用，仿佛这些所谓的“新”真的可以推动其产品和市场的销售。殊不知，其中很多内容并非实现用户之所需。呈现出一种井底之蛙状态，只看到自身技术突破这一片美丽的天空，却忽略了井外浩瀚田野中作物的生长所需。

现在办公软件培训界出现一种秀技术的趋势，且热衷于推介那些相对复杂的功能。以电子表格一类数学和技术性较强的软件为例，那些复杂的函数（包括数组函数等）固然可以大幅度提升计算的专业性，但也明显增加了普通人员学习的难度和负担。如此很少不考虑用户的基础和简单的应用需求。严重违背了软件开发的初衷和原则。即：能用简单方法（如菜单命令，对象拖拉）就可以处理的问题，应尽量避免使用函数，能用函数处理的复杂算法问题，就应当尽量避免引入编程内容……

例如：多个工作表内容的三维求和操作，明明可以用等于“=”号，加连续选择对象的方法一拖一拉即可实现，却热衷在教学活动中教授TOCOL一类函数；原本可以用“数据透视”功能实现的汇总统计表，并在透视表的基础上通过灵活操作获取不同角度的管理信息，却常常喜欢秀那些复杂的、不易让普通人学习和记忆的函数处理（如：新函数Groupby、Pivotby等）。甚至，还会引导普通学员去学习用Python编程的方法获得透视交叉表。如此教学（包括产品推广宣传），让职场中那些没有数学功底，且没有时间和精力深入学习数学知识的学员情何以堪？如此教学，怎能让普通学员对办公软件的学习和应用产生兴趣，又怎么能有效帮助他们利用好办公软件强化自身的文档处理能力呢？

不是说软件的这些“新”内容新功能不好、无用。只是强力推广这类内容与推“新”的目标及对象并不一定相符！因为，工具中的所有“新”，本质上还是要服务于有效提升呈现质量，简化普通人处理和操作的过程，且不同的功能也是匹配于不同的应用或对象而已，不能一味求新而乱授对象。

出现此类问题的主要原因，大概就是目前从事办公软件培训的教师，大多是技术出身的老师。其特点是熟悉技术性内容，而生疏职场文档处理的要求、规则等。所以，在从事一段教学活动后，感觉技术问题讲来讲去就那么一些内容，好像就没有什么好讲的了。另外，用户会提出一些自己生疏的应用问题时也会出现教学的尴尬现象。然而，新技术的出现对他们而言，既熟悉又容易引发学习和使用的兴趣，产生切实的吸引力。这些新功能不但可以提升技术人员自身的文档处理能力，还能在用户面前显示自己业务的高深“功夫”，甚至在培训中震慑一下普通用户。反观职场中真正使用办公软件（如电子表格软件）的用户们，他们既没有高深的技术背景和能力，也没有深入学习这方面知识的需求。他们只需要教员说明如何借助办公软件中的工具（功能），用最简单、最容易学习和接受的方法，实现快速制作规范化方法，并能够用灵活、简便的处理方法管理文档中的内容（软件开发的初衷）。反而是我们这些出身技术的培训教师们，并不太熟悉办公文档制作的规范、规律和管理者的阅读需求，讲不出相关内容就只好秀技术层面的内容了。

例如：在文档内容的输入过程中，凡输入英文单词时，原则上要求首字母大写。却少有老师在培训中强调这一规范要求，甚至自己在文章中遇到中、英文混合排版时，也会出现英文字母一律小写的不规范状态。

再例如，文字处理中段落间距的处理原则上是“行”为单位的（如：段落间距为1行或者。5行，段前段后各空1行）。但是，实际培训和用户辅导过程中，一些老师因不知道这一规范性规则，常常会跟随用户的需要将行间距设置为“固定”值（如“28”磅）。殊不知，如此设置后，在此类段落中插入图片时，则只能显示出“28磅”的高度（其余内容被隐藏了，还不知道如何调整）。如此一类简单、明确的规范性问题都会出现在目前教学和文档处理的活动中，何况文档处理中那些相对专业的规范要求，又怎能结合软件功能达到有机匹配的教学状态呢？

由此可见：我们办公软件的培训教师们确确实实应当补充一些与文档处理相关的规则、规律，以及正常、高效阅读文档方面的要求和知识，才能真正在办公软件的应用培训中，为用户做好专业化电子文档处理能力的提升工作。

希望我们的培训老师们（包括软件开发商），在办公软件的培训（或开发）活动中尽量避免只顾埋头拉车的状态（即：紧盯技术性问题和所谓的“创新”），还要时常抬头看看路（即：研究职场中使用电子文档的要求、规则和规律等。修炼自己将技术与应用结合于软件功能的高效使用之中。其实，办公软件中那些基础性应用的深入使用状态，恰恰是老师们应当研究和学习的（目前大多浮于表面形式上）。只有在基础扎实的前提下再进行新旧功能的融合，才能让我们的培训长久下去。否则，只追新而忽略本的软件培训，将可能遗失软件本身的一些传统性优秀功能。