研究了2年的金山文档都说不出的感受,被香港朋友一句话点题了
一开始我只是负责了一部分对账,发现如果不优化采购流程,后续对账还是会很吃力,于是做了一张“采购管理”多维表,让负责采购的同事从此在表内登记。
后来发现仓库到货后单独登记数据,对账衔接时非常低效,于是在“采购管理”内创建了“到货板块”,规范了登记的要求和流程,提升对账效率及准确性,比如登记的型号以及合同号都匹配的情况下,才会出现短溢数量和累积到货量,提高正确率。
后来发现在对账的时候同一个产品出现了两个名字,这样也不行,于是创建一个“产品数据库”,通过多维表“从其他数据源同步”功能匹配到“采购管理”中,效果就是只要你型号登记正确就会出现图片,对账时不担心找不到价格了。
后来觉得对账的时候还是有很多的重复度,能不能自动匹配价格,于是我创建了一个“供应商价格管理”表,用于匹配商品价格,这些都做完后,这张对账表就比较完善了,随时打开查看都是当天的应付款金额量。
再后来老板要求对账工作要2个人做,这两相互检查对账错误,于是我优化了对账表,配了员工A和员工B两个高级权限,隔开了他们的结果内容,不用创建额外的对账表,员工A和B相互能看到对方的对账结果,但是不能看到对方的计算过程,也就是说对于管理者而言,只要看到不一致就知道应付款不对,还要检查,满足了老板的需求的同时,并没有减少当前的效率。
原来这就是模块化管理,我原本只是为了提升对账效率,一步步强推了各个板块的操作流程。能实现这一结果的,主要原因还是因为金山文档的协同能力特别强。
最后为了促进公司员工明确自己的工作内容和部门管理,贡献了许多可视化的工作表,并在一张excel中呈现了出来,当做一个办公UI界面了