-说明-

9月6号——8号参加了金山办公组织的知识服务商中级讲师训练营，我把当时的课题节选拿出来分享给大家。

在央企能源行业工作了十五年，由于能源行业公司组织架构和网络架构的特殊性，往往在一些简单的统计工作中需要耗费大量的人力和物力，甚至需要开展声势浩大的专项活动。

-项目预想场景-

-项目步骤拆分-

第一步 通过智能文档制作开会通知，会议回执表单，通过协作进行发送、通过日程预定金山会议

第二步 各部门上报确认信息员

第三步 各部门信息员下发表单，各职员填写，信息员审核

第四步 各部门台账汇总到公司

第五步 公司对台账进行清洗、整理

第六步 对现有设备情况进行分析、展示

-365开路搭桥，设备盘点不再愁纲要-

前言：推进缓慢、数据杂乱——剖析传统办公场景下的难点和痛点

涉及工具：传统办公套件&内部网站&办公OA系统&IM通讯软件&电话&优盘

1. 内外隔离：央企环境下的日常工作模式

① 组织架构：公司内部组织架构情况剖析

2. 痛点难点：常规办公模式下统计信息的难题

① 冗余繁重：信息收集工作重复混乱问题

3. 解决办法：基于云环境下的现代办公方式

① 在线办公：数据联动，摆脱重复无效劳动

会议召开阶段：通知到位、回执确认——会议通知精确到人，参会不遗漏

涉及工具：金山协作&金山表单&智能表格&金山会议

1. 通知下达：实现会议通知的精准传达

① 通知审批：撰写会议通知审批流转

② 发布公告，在协作公告中发布公告

③ 创建群聊：金山协作轻松创建群聊

④ 添加标签：同类群聊标签统一管理

⑤ 群内提醒：向拟参会人员发送提醒

⑥ 文档共享：快速搜索发送会议文件

⑦ 文档置顶，设置置顶文件永不消逝

1 人员确认：快速汇总各部门信息员信息

① 精确到人：编制参会人员回执单

② 通知到位：群发收集信息员名单

③ 通知情况，送达与未读一目了然

④ 任务待办：提醒参会人填写信息

⑤ 回执汇总：表单一键汇总工作表

2. 会议预定：添加会议日程协同提醒

① 会议安排：设置日程，人员、线上会议地址

② 会议提醒：查看参会人员通知状态

3. 会议同步：通过金山会议进行线上工作部署

① 如期参会：日程提醒进入会议

② 远程参会：移动设备参加会议

③ 会议管控：设定入会权限及状态

④ 会议调试：音频、视频设备调试及特效

⑤ 屏幕同传：会议期间实时共享屏幕

⑥ 文档协作：多人协作编辑修改文档

台账统计阶段：工作开展、台账统计——信息设备台账统计工作任务逐级分解

涉及工具：智能表格（表单、台账）

1. 搭建后台：建立信息设备台账数据表

① 智能表格：数据表概念与优势介绍

② 数据录入：内嵌类型实现数据规范化录入

③ 信息汇总：信息员工作表生成数据表

④ 数据搭建：根据台账需求创建工作表

⑤ 数据转换：工作表一键生成数据表

2. 设置前台：依据数据表生成统计表单

① 关联表单：数据表一键生成关联表单

② 安全可控：表单分发及权限设置

3. 信息收集：实现设备使用员工在线填表

① 任务赋能：任务派发与进度把握

4. 初步清洗：建立台账实现分级管理

① 分级管理：分级管理信息设备台账

① 标注提醒：@各级信息员修改各自台账

台账整理阶段：数据整合、规范内容——台账进一步清洗整理【本章节是传统的表格应用，不再展示】

涉及工具：表格

1. 数据转换：信息汇总数据表导出工作表

① 数据逆向：数据表导出工作表

2. 数据查看：快速查找数据存在的问题

① 数据筛选：筛选、高级筛选、自定义筛选、拆分表格

② 数据定位：定位空值、单元格样式、保护工作表

3. 数据整理：问题信息纠正处理

① 数据格式：自定义数字格式

② 内容格式：管理单元格的内容与格式

4. 数据归集：数据拆分与合并

① 数据合并：通过函数合并、连字符合并

② 数据分列：分列、智能分列、智能填充

5. 数据清洗：祛除重复数据补充缺失数据

① 数据查重：条件格式、查重功能

② 数据补充：批量填充、函数填充

③ 数据替换：使用通配符

6. 设备统计：统计公司及各部门信息设备

① 数据统计：使用统计函数

② 创建表格：超级表自动汇总

③ 数据分析：建立数据透视表

④ 数据展示：创建数据图表

数据分析呈现阶段：台账归档，设备分析——信息设备状况分析及展示

涉及工具：智能表格（仪表盘）&智能文档&金山协作

1. 台账装裱：台账打印出制式文件

① 打印设置：设置台账格式实现个性化打印需求

② 字段绑定：数据字段匹配实现批量动态打印

2. 数据展示：制作动态大数据仪表盘

① 数据看板：为仪表盘添加各种图表

② 表盘分享：安全分享仪表盘

3. 设备分析：撰写分析报告为决策提供有力支持

① 撰写报告：通运用模板快速搭建报告框架

② 历史记录，各部门协作过程清晰可追溯

③ 文档校对：使用文档校对功能快速查找并修正错误

4. 辅助决策：为领导决策提供有力支持

① 审批流转：通过审批将分析报告上报流转

-前言-

从架构图上可以看到，左侧公司的主业是统一的模式，27家省级公司、几百家市级公司、几千家县级公司的运行模式是一样的。这样在统一开展某一项工作的时候虽然工作内容相同，但是就会造成声势浩大，产出结果差异很大。

能源企业的网络结构是横向分区、纵向分层，纵向加密、横向认证，区域区之间物理隔离，员工的信息设备在管理信息大区，属于内部网络。

常规的办公环境下的信息传递方式还是开会通知通过网站、OA、甚至电话传达、IM局限性非常大，经常信息由于超时而无法读取，也不能跨区域交流，常规的办公软件和优盘传递文件的方式。这种环境下存在如下诸多痛点和难点。

可以通过基于云或者私有云部署的WPS 365进行办公数字化的改良。

开项目开展的六个环节对现有的痛点和难点进行改良。

第一个环节：开会宣贯，如果相关人员出差或者休假，通过传统的网站、OA、IM方式无法将开会通知传递到每一个需要参会的人员。也无法进行全体日程提醒，参会人员只能通过记忆或者自己设置提醒的方式准时参会。

那么通过WPS365发布公告和协作群聊通知功能，就可以有效掌握参会人员知悉通知情况。并可以通过日程进行全体提醒。

第二个环节：工作的安排部署环节，需要确认各单位的牵头负责人，原有的方式收集人员资料存在信息不畅通，收集工作量大，收集文件冗余等问题。

而通过收集参会人员回执表单的方式，就可以增加是否信息员的选项，从而快速收集工作牵头人信息。

第三个环节：工作正式开展，设备的统计阶段，由于公司人员众多，年龄差距较大，知识层次良莠不齐，统计上来的信息存在大量脏数据。后期清洗工作量非常大。收集的信息表存在大量冗余。

通过统一设置收集表单的方式，设置某一字段的数据格式，可以有效地规范数据的录入，通过表单的点选方式，极大地降低了一般职员信息的填报难度。

第四个环节：传统方式收集上来的台账文件存在大量冗余，对这样的数据进行清洗和整理是一项非常巨大的工程，往往需要多人成立专项工作组，耗费大量的时间、人力和物力方能初步规范。

通过智能表格的台账功能，可以将数据分解到各单位的工作牵头人，通过牵头人初步处理本单位的数据。

第五个环节：对汇总到一起的数据要进行统一的规范和整理，这也是一项漫长而艰巨的任务。

通过传统表格的合并、分列等功能对数据进行清洗和整理。

第六个环节：数据统计完，整理完只是工作的第一步，我们还要对这些数据进行分析和展示，为公司和领导的下一步谋划起到参考，需要公司的项目负责人整体分析数据并撰写分析报告，绘制数据图表。

通过智能文档可以各部门牵头人协作编写分析报告，最后通过仪表盘功能进行数据展示。