凡划有格线的表格，通常会有三种不同的结构。如果一个制表人忽略了表体结构与管理目标的关系，就可能在盲目制表的过程中，因南辕北辙，导致一系列数据后期处理和分析的问题。一旦工作做不下去，必须进行结构化调整时，将会浪费大量的时间、精力和成本。

为此，我们面对制表人重点说明表体的三种结构及关系。包括：不同结构的表格与制作目标的关系，表体结构的特征及判断方法等。以帮助人们正确理解按管理目标，合理搭建表体结构，对数据管理的重要性。同时，体验按数学规律管理数据时的简便性和灵活性。

表格的类型

管理之“始”——表

制表目标

按管理类型（或称“项目”、字段），逐笔记录原始数据，以形成完整的数据库，方便后续的数据管理和使用。所以，“表”中原则上不设置含有计算公式的管理项目（即计算类“字段”）。

表体结构特征

按相互独立至穷尽的原则，顺序排列各管理项目的名称（即“字段名称”），形成单层结构的上表头（见图1）。

图1 按姓名、年份、学科和成绩，记录每一条原始记录

管理之“终”——报表

制表目标

按不同的管理目标，查看各管理项目间的综合对比关系。如果存在基础数据库“表”，也可从中提取、生成有用的管理信息。

表体结构特征

凡双层以上结构的表头（包括上表头或左表头），必属“报表”（见图 2）；

图2 按年、按学科，看每个学生（即：姓名）各年、各学科学习成绩的对比关系

另外，如果只是单层结构的上表头，但其横向存在管理项目（即“字段”）间的序列值时，也称为“报表”。

例如：上表头为一月、二月、三月等类序列值时，便隐含着它的上级字段，即“月份”（见图3）。如果后期管理需要按“月份”统计信息时，此类报表将会给处理平添麻烦！

图3 按各月查看各部门、各姓名间的数值对比关系

数据管理的安全“接口”——表单

制表目标

以直观、简单的形式，为数据表收集数据；以直观、简单的形式，向数据表索取信息。

以避免直接向数据库输入数据，或从数据库调取数据的误操作。

总之，表单是在表与报表间，为安全起见建立的一道输入与输出的屏障。

表体结构特征

以字段名称为标签，附带填写区域组成的表体结构。例如：出/入库单、报销单、个人简单表等（见图4贷款计算器等）。

图4 以标签和填空形式呈现的“表单”结构

表单与表的关系

通常，“表单”中一个页面的信息（见图5左），汇入“表”中便形成一条记录（见图5右）。

图5 表单中一页的信息，就是表中的一条记录

关于“表”和“报表”的关系

按数学原则：“报表”应源于基础数据库“表”而生成，以保证基础数据变更时的同步或跟踪。所以，原则上数据管理过程中不直接搭建“报表”。除非此报表没有可变化取值的需求（这种情况极少）。

为此，Excel软件提供了专业工具，即“数据透视表”功能，专门用于从基础数据“表”中，灵活获取变化的各种“报表”。

用“数据透视表”功能，不但可以随管理目标搭建合适的表体结构；

还能在透视表中通过拖拉“字段”控件的方法，随时调整报表的审阅视角；

甚至，可以通过双击汇总字段的名称，选择不同的计算方法。

随意搭建表体结构的危害

管理活动的一项基本原则，就是“以终为始”。即根据最终的目标，规划起始结构（包括方向、路径等）。那么，在数据管理活动中，管理者希望看到的数据表则为终，这种表通常以“报表”的形式呈现，以方便阅读其中各个管理项目间的综合对比关系。

例如：按年、按学科，看每个学生（即：姓名）各年、各学科学习成绩的对比关系（见图5）。图中上表头包括两行内容，各显示一组管理项目的序列，如各年和各学科。形成了双层结构的表头，就相当于文章有二级标题一样。

由此可见，凡查看综合管理信息，而且具有双层以上表头的表格，均属于“报表”一类。有利于查看某一管理目标的具体情况。

然而，数据常常又可以从不同的角度加以审视，从而获得不同角度的分析结果。这时，如果用一个“报表”再生成一个新的“报表”，既不符合数据管理的规律，硬处理的过程也会十分麻烦。因为，数学老师说，“报表”应当源于基础数据“表”。在Excel软件中，甚至可以用“数据透视”功能自动生成的！

制表之初，如果不考虑后期管理的变化需求，直接搭建报表结构，则只能满足某一管理侧面的综合信息查看，无疑将形成一张“死”表。

例如：如果调整前面表格的管理需求。如：按学科、按年看每个学生（即：姓名）各学科、各年学习成绩的对比关系时，看似只是上表头各管理项目的上下调换，但本质是其下的数据，需要全部重新整理。

正确的处理思路和方法

制表之初，人们虽然习惯先规划出一张“报表”。但是，只要从这张“报表”中抽取出相互独立至穷尽的管理项目（即“字段名称”），就可以按顺序组织成一张原始数据“表”的结构，在此基础上进行逐行记录的输入后，就可以形成针对该组数据管理的数据库。

此后，利用“数据透视表”功能，就可以从这个数据库表中，快速、灵活地获取不同管理目标的一组“报表”。

例如：

针对上述学生成绩统计报表。我们分析后判定基础管理项目只有四个，即：“按”的目标包括：年份、学科和姓名，“管”的对象是成绩。于是，便依此搭建出一个基础数据表的结构（上表头）。然后，将每一条记录逐行输入表中。看似这个表纵向很长，不太好读（“看”）。但是，用数据透视功能生成报表却十分方便，且“看”得灵活。

制作数据透视表的过程是：先拖拉选择数据区（注意：要含表头，选择有效数据区呀！），再单击“插入”选项卡左侧的“数据透视表”命令，显示“来自表格或区域的数据透视表”对话框后，直接单击“确定”按钮。就在原工作表左侧生成一个新的工作表，如“Sheet 1”。可以理解为“报表”的生成区。

此后，窗口右侧将显示一个名为“数据透视表字段”的任务窗格？原始数据表的各个字段名称罗列其中，下方还有一个操作区，即：“在以下区域拖动字段”。其中：

列：表示为“报表”的“上表头”区；

行：表示为“报表”的“左表头”区；

值：表示为“报表”的“统计”区。

假设：我们制作报表的目标是“按年、按学科，看学生（即姓名）的成绩统计情况”。则：

移动鼠标至“数据透视表字段”任务窗格下的“年份”字段名称位置，显示四向十字箭头光标后，按住鼠标左键并拖拉至“列”区。该工作表左侧将在上表头区显示各年的值。

接着，拖拉“学科”字段至“列”区“年份”的下方。左侧报表就形成了双层结构的上表头。

再拖拉“姓名”字段至“行”区，左侧报表区将显示出左表头信息。

最后，将“成绩”拖拉至“值”区（见图6）。

图6 按“年”、按“学科”，查“看”每人各年各学科成绩的对比关系

一张目标为“按年、按学科，看各学生成绩分数的统计”报表就生成了。而且、纵向和横向的统计结果也出来了，好厉害呀！

更厉害的是：

如果此时希望调整视角观察同一组数据的情况，如管理目标改为：“按学科、按年查看每个学生（即：姓名）各学科、各年学习成绩的对比关系时”（见图7）。

图7 按“学科”、按“年”，查“看”每人各学科各年间成绩的对比关系

移动鼠标光标至“数据透视表字段”任务窗格下方的“列”区，将“学科”字段拖拉至“年份”字段的上方，“报表”区将立刻更新表体结构和数据。太酷了吧！

再看：

如果我们在透视表的“成绩”字段名称位置双击鼠标（见图8左），是否可以随意选择不同的统计算法，多方便呀！

图8 双击“成绩”字段可显示所有统计算法

看似我们制表之初绕了一个小圈，即没有直接搭建管理用的，反映某一管理侧面的“报表”，而是先拆分出相互独立至穷尽的字段，再组织好原始数据库表。但是，随不同管理目标可以生成的“报表”，将得到了简化的处理。

原来，只要按“以终为始”的做事原则，并遵循数据管理的数学规则，数据管理的过程将如此简单、灵活，还挺有意思的（见图9）。

图9 数据管理活动遵循了“以终为始”的原则，将能获得灵活的信息获取效果

总之，如果你想有效处理数据，并从数据中提取与管理目标对应的有用信息，就必须按数学的规律，遵循相关表格类软件的正确使用方法。也只有这样，才能在有限的时间内，获得最佳的预期效果。包括，让制作表格的过程简单、直观，好用；让数据分析的过程，灵活应变、规范专业。其实，在这样的训练过程中，就可以提升自身对数据管理的能力。