智能表格脚本自动化实践尝试

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金山文档更新后的在线智能表格，智能文档，智能表单的功能一直都没有找到合适的场景来应用，尝试其实际工作中表现（特别是集成了现在最火的AI功能）。这次新学年开学后，430课后班的启动，就有一个需求就是：让每一天上课的教练把当天实际到课的人数上报，用于月末跟第三方机构对数结算工资费用。

最早的做法是所有教练下课后在群里@负责登记的小黄同学报备人数，然后在excel表里记录，后来进阶的方法是使用在线的金山文档，每天下课后负责登记的小伙伴@所有当值教练在在线表格填报。优点呢当然是大家一起协作填报效率提高，可以在表格中使用公式减少一些负责多班级的教练统计问题，但是呢，在填报的过程中，很容易出现填写位置错误，误删数据等操作，小黄同学每天都需要调整表格增加记录范围，这样就更加容易增加出错的情况。更重要的是小黄同学的工作效率还提高不了多少，毕竟每个月都需要做一次统计，而且是手工操作。

为此我建议小黄同学在收集数据的时候使用表单的方式来做，然后通过表单导出数据的方式进行统计会减少上面所述的问题。小黄同学的回复：“我不会！”好吧，秉承“送佛送到西”的做人理念，我觉得帮忙把这个小项目理顺，顺便把这些在线文档的使用实践一下。

首先把小黄同学的原始文档整理一下，把合并的单元格解放，做成台账记录的二维表形式，毕竟这个表格的功能由看和操作变成后台原始数据（不会公开使用），而且这种流水账式的二维表是输出透视表的原材料。

接着，我们使用智能表格中，创建一个表单应用，用于收集每天校区上课的实际人数。制作表单是一件非常容易得事情，但是这里的重点是，这个表单里面涉及的字段要符合统计的需求，而且需要考虑填写的方便度：

上课日期：用于月统计的重要字段（自动填写当天日期）

上课学校：用于统计的重要字段（单选形式，设置好选择项）

星期几：根据原始数据系统自动生成（后期可以考虑隐藏或者用公式的形式自动识别日期是星期几）

时段：有些教学点会有不同时段，但一般是默认时段（设置默认值，减少填写难度）

实到人数：这个是重点字段

备注：让教练可以填写一些特殊情况或者必要记录

月份：作为分组或者输出图表标示字段，用公式自动生成（不作收集用）

修改人记录：可以看到这个记录是谁操作的（不作收集用）

电脑端显示以及手机端显示的图例：

用分享应用的形式把链接或者二维码发送到教练群里，那么填写的规范性和操作性容易很多。之后后台会生成一个台账，形式是金山的轻维表（功能没有单纯使用轻维表多）。这个台账会根据表单数据变化自动增加记录，小黄同学只需要每天看看是否有异常的记录就可以了，毕竟还是会有教练员会填错或者失误的。

后台数据表：

生成的台账记录，就可以用智能表格的仪表盘功能输出图表了。

需要知道总的到课人数，每月的到课总人数，以及每个学校每月的到课总人数，输出大图的样式如下：

这样就可以很方便小黄同学了，工作效率就会提升很多，特别是每月的对数统计工作，而且每天的就只需要在群里做做提醒就可以了，当然如果有企业微信群的话，可以说基本上连提醒都可以自动化了，这个在后面会提出解决思路。

下面一个需求就是快速看到每天有哪些个教练是有课上的，最直接的方式就是在原始数据档中，对应写入每个负责教练：

然后就用数据透视表，展示每一所学校负责的教练以及他们是星期几有课的统计：

同样我们可以通过筛选的方式看到，譬如星期三，是有哪些学校有课，是哪些教练负责：

小黄同学就可以每天知道具体有哪些学校开课和哪些教练会上岗，在微信群的通知就更加精准。那有没有更加偷懒的方法呢？有的，智能表格提供了自动化及高级的AirScript功能可以做到定时执行脚本，使效率更更加提升，人可以更“懒”，做个勤劳的“懒蚂蚁“。

基本思路就是自动更新日期，通过日期获得是星期几，然后通过在原始数据表中的列表搜索出对应的教练，然后在所在的指定单元格输出教练名单。新版的excel和wps有动态数据组的功能，基本可以通过函数实现以上功能，但金山智能表格好像是没有的，解决思路就用的脚本语言AirScript。这又是一个挑战，AirScript是JavaScript，不熟悉，python就没问题了。

一边看文档，一边理顺思路，看官方的实践文档磕磕碰碰的把功能实现了。脚本使用位置以及自动化如下图：

效率->高级开发->AirScript脚本编辑器

由于名字比较敏感就上码了。

脚本运行成功后，就可以使用自动化设置定时运行该脚本了。本例子设置了每天早上09:00自动运行脚本。下面可以看到运行后日志。

到此整个小项目就完成了。

后面还有可以优化的地方有以下方面：

负责教练清单的旁边可以填入其对应的微信号（群里的称呼），然后加上@，例如变成@小黄同学，之后就可以每天脚本运行之后，把当值的教练列出后，生成一个@指定教练的提醒文本，如@xxx1，@xxx2，@xxx3请以上教练今天下课后填写实到人数，然后附上链接：http://xxx.xx.xx.x，直接复制文本到微信就可以做提醒了；

当然如果教练群能换成企业号群的话，那么小黄同学基本就可以躺平了，每天的提醒由自动化的程序完成发送；

对于这些简单收集系统的设计，以前一直都是使用简道云这个低代码工具完成，它的功能现在发展得比较好，例如搭积木式的系统搭建，字段的设置和内部逻辑的设置比金山强大，可以使用python设计自己的插件，一些比较难的逻辑或者需求都可以通过插件完成，特别是一些数据的处理，当然这些功能要付费才能享用，免费版就尝试不到这些方便了。

就金山文档而言能够加入了AI功能，可以使用脚本，可以自动化运行都是一个很好的功能，特别是为提高工作效率和自动化功能，十分欣赏。希望金山在脚本的语言支持上加入python支持，wps上的新的函数也需要支持。