今天是周一的凌晨零点四十，本来上上周发了一个总体概要的帖子，本想上周爱DDL的边缘发第二篇，谁想到上周一周的课都排满了，愣是没有时间发帖。

2023金山办公技术开放日那天我也在武汉授课，可惜没有能够参加。现在刚从海南飞到昆明，十一点飞机落地，现在刚到酒店，赶紧码字，不知道还能不能算？

-会议召开阶段-

上一篇我们说过，通过传统的内部网站系统，OA发布会议通知，不能确定传达到每一个需要参会的人员。相关人员是否记得参会，后期工作负责人是否能够参会都是未知。我们通过使用WPS 365的协作和相关智能功能破解这一难题。

1. 通知下达：实现会议通知的精准传达

① 通知审批：撰写会议通知审批流转

我们可以通过文字组件撰写通知文件，然后通过金山办公的协作组件先请领导进行审批，

② 发布公告，在协作公告中发布公告

领导审批通过后，相关文件起草人员再将通知文件发布在协作的公告中，或者在各部门的开会通知群中发布通知。

③ 创建群聊：金山协作轻松创建群聊

这样就可以在公告中，在群聊中查看哪些部门的人员已经查看了通知，哪些部门的人员还没有查看通知。可以有针对性地进行电话或者短信通知。

④ 群内提醒：向拟参会人员发送提醒

⑤ 文档共享：快速搜索发送会议文件

⑥ 文档置顶，设置置顶文件永不消逝

相关的会议文件在协作群聊中置顶，新进入的人员也可以方便找到通知文件。在群聊中可以通过#快速调用文件，通过@快速呼唤人员。

2 人员确认：快速汇总各部门信息员信息

① 精确到人：编制参会人员回执单

通过智能表单设计并发布参会人员回执，增加相关信息收集人员选项，用来明确后期工作负责人。

② 通知到位：群发收集信息员名单

将表单发布在通知群里，收集参会人员信息，信息是否送达一目了然。

③ 任务待办：提醒参会人填写信息

创建日程或者代办，提醒相关人员填写信息

⑤ 回执汇总：表单一键汇总工作表

信息收集结束后，通过表格对信息进行汇总

3. 会议预定：添加会议日程协同提醒

① 会议安排：设置日程，人员、线上会议地址

通过金山会议软件预定会议室，设置对全体参会人员的提醒

② 会议提醒：查看参会人员通知状态

在日程提醒中也可以查看相关人员是否知晓开会事宜。

3. 会议同步：通过金山会议进行线上工作部署

① 如期参会：日程提醒进入会议

到了开会时间，日程弹出提醒，提示相关人员参会。

② 远程参会：移动设备参加会议

参会可以通过多种终端进入

③ 会议管控：设定入会权限及状态

主持人可以设置参会的权限及进入后的状态，防止一些会议爆破的恶劣行为发生。

④ 会议调试：音频、视频设备调试及特效，屏幕同传：会议期间实时共享屏幕

参会人员可以对音频、视频设备进行调试，可以同步共享发言者的屏幕

⑥ 文档协作：多人协作编辑修改文档

并且发言者可以共享文档，参会者进行协作共创。

通过金山协作&金山表单&智能表格&金山会议等WPS 365中的功能就可以将传统办公环境下开会阶段存在的痛点和难点一一化解。