教你一招，轻松搞定员工福利发放 | 文末送模板
社区管理员
| 💡 | 应用场景 每逢节假日，员工福利关怀少不了！企业各个部门遍布全国，节日礼品的登记和发放，将由各地行政人员分别负责，传统表格数据管理难度大 ⛔隐私信息收集难，效率低、不安全 ⛔数据统筹管理难，各地数据不同步 ⛔物流状态查询难，信息不透明 |
| 🔑 | 解决方案 智能表格轻松搭建行政管理系统，实现全局统筹、分级管理、有序记录 ✅一张表格统筹管理全量数据 ✅表单在线私密收集员工信息 ✅数据分派各地行政分级管理 ✅员工自助独立查询快递单号 |
一、智能表格轻松管理员工福利发放数据
1.创建数据表，汇总管理全量数据
1.1新建数据表
新建数据表在金山文档中新建空白「智能表格」，新建「数据表」并重命名为“员工信息表”
新建智能表格-数据表
1.2设置字段
设置字段按需新建文本、地址、电话等字段，用于记录员工姓名、收件地址、快递单号等信息
添加字段
| 🚩 | 重点字段类型详解： 工号形如“000331100”的纯数字编号，字段类型应选择「文本」而非「数字」，否则无法显示前几位数字0；字段设置中开启「禁止录入重复值」，可以避免员工登记多条重复信息 地址格式可精确至省/市/区/街道/社区五级地址，员工直接通过地址选择器点选更方便 部门下拉菜单直接选择，也能避免出现“财务”“财务部”“财务中心”等不统一的录入情况，且每一个单选项都可以设置颜色区分；部门列表很多时，可通过「批量添加」快速录入 电话录入11位数字的电话号码，自动校验开头网络识别号有效性，确保数据录入不出错 |
2.创建表单应用，私密收集员工信息
2.1新建表单应用
新建表单基于“员工信息表”创建「表单」应用，表单收集的数据将自动汇总至该数据表
新建表单应用
2.2设置表单应用
收集设置通过「复选框」选择需要员工填报的信息，诸如“快递单号”等由行政填写的字段取消勾选；可以切换到手机预览模式查看移动端展示效果
设置需收集的信息
权限设置控制表单收集范围，企业场景中通常设置为「企业内成员可编辑」，以防应用外泄被误填
设置权限范围
更多设置编辑公告，通知表单填写注意事项，例如填报截止时间等
配置应用公告
2.3分享表单应用
分享应用丰富的分享形式适用于各类场景，员工通过手机扫码或PC端点击链接都可填报
分享应用
3.创建台账应用，分派各地行政管理
3.1新建台账应用
新建台账基于“员工信息表”创建「台账」应用，用于分发数据给各地行政分别管理
新建台账应用
3.2按人动态筛选
动态展示记录在「应用配置」窗格中，设置「要展示的记录」为「符合特定条件」，指定“行政”字段值为「我(当前登录用户)」，实现各地行政各自管理分派给自己的台账数据
设置按人实现动态筛选
3.3台账分级管理
分享台账分享给各地行政，用于补充填写快递单号等信息
分享台账
因为台账应用设置了按联系人动态筛选为“我”，所以每个行政将只能查看和编辑指派给自己的数据记录
上海行政的台账视图
广州行政的台账视图
4.创建查询应用，自助查询快递单号
4.1新建查询应用
新建数据查询应用员工可以可自助查询与自己相关的信息
新建数据查询应用
4.2设置查询应用
查询条件可以设置多个查询条件，通常是「姓名+电话」的组合，设置电话查询条件后，还可以在更多设置中开启「使用手机验证码」，确保“仅本人可查”
设置查询条件
权限设置控制查询范围，企业场景一般限制为「企业内成员可查看」，避免员工信息外泄
设置查看权限范围
4.3分享查询应用
分享应用可以通过小程序、链接、二维码的方式分享应用，便于员工轻松填写
查询结果员工输入手机号后需点击验证，返回验证码，信息正确即可查看结果
二、智能表格快速分发激活码
若要发放权益码等非实体福利，操作可以更简便！
新建数据表创建一张数据总表，设置姓名（文本）、电话（电话）、激活码（文本）三个字段
创建查询应用基于总表创建查询应用并分享，员工即可自助查询分配到的权益码
| 💡 | 场景举一反三
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