【王炸功能限免啦】一文讲透表格筛选 新入职人士必备技能
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困难如山,我有金山。
大家好,欢迎收看本期功能推荐,我是学弟。
今天来聊一聊WPS表格中一个十分经典的功能:筛选。
这需要讲?对,不止要讲,而且要讲透!因为筛选家族的系列功能十分强大。很多小伙伴在日常办公时,其实只开发了一点点的功能。
如果你是一位刚入职的新手小白,或者刚进入了一个新行业、新公司,那么快速上手筛选功能,能够在很大程度上帮助你减轻一项事务性的工作哦。
而且,学弟要在本教程中,为大家讲解一个限时免费、非WPS会员也可以使用的王炸功能哦!
下面我们就开始吧!
首先,如果你从来没有接触过“筛选”功能,建议先点击一下下方WPS学堂中对【筛选】功能的基础教学视频,时长1分26秒。
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今天的源数据表格,学弟改编自某家用电器制造厂商的脱敏数据:包含地点、产品名称、数量、负责人,从数据类型看,有文本和数字,基本可以cover掉大家平时使用的表格属性了。不同行业的伙伴可以作为参考:
一、基础操作:
我们复习一下视频中的基础操作:
选择单元格→点击【数据】选项卡→点击【筛选】功能一个漏斗状的图标)
💡 | 下面有一个细节,涉及到“怎样选择单元格”: 小标题行的选择,是选择一整个标题行吗? |
学弟对比了点选$2:$2(一整行) A2:D2(一个区域) A2(单一单元格)三种点选方式结果,发现:
选择$2:$2一整行,再筛选
选择A2:D2,再筛选
选择A2,再筛选
第三种方法,除了筛选按钮生成的位置不同以外,同时出现了小标题的筛选项,不是精准的筛选结果。而前两种的筛选效果是一样的。
结论:选择小标题行,或者小标题单元格区域来进行选择,不要只点击一个单元格。
(另:想只点一个单元格就实现快捷筛选?这个骚操作,后面有这个功能)
💡 | 还有一个问题: 筛选必须按照列来进行吗?对行来进行筛选可以不? |
我们试着选择A3:A10的列单元格,开启筛选功能,发现,只能生成一个筛选按钮——证明默认按列筛选。
结论:如果想用筛选功能,我们需要将源数据表做成以列为单位的表格。
💡 | 还有一个事情要注意: 同一个工作表中,筛选按钮只能同时出现一组,如果想重新开启筛选,我们需要取消原来的筛选,再重新点击筛选。 |
⭐快捷键:筛选/取消筛选的快捷键都是Ctrl+Shift+L。
在筛选界面中,我们可以实时预览到每一个单项的个数和总数占比(蓝色框),并按照名称或计数进行排序(绿色框),然后进行单选或多选、全选或反选、仅筛选此项等多重功能(红色框),还可以代替排序功能,快速进行升序或降序排列(黄色框)。
支持包含筛选,输入“州”,即可把福州、广州、温州的结果都找到。
同样支持空格键多重筛选,输入“州 山”,会弹出提示框:
(备注:第一个选项:且查找;第二个选项:或查找;第三个选项:单单纯纯地筛选包含“州 山”字符串的内容)我们选择第二个选项,即可把包含“州”和“山”的内容都找到。
在“文本筛选”选项中,还可以建立更加定制化的筛选效果(红色框)。
二、颜色筛选
我们经常会把不同的地区涂成不同的单元格颜色(比如对特殊值的标注或者汇总不同下游职员上报的数据等,全国每天都有大量的行政人员在进行这类办公操作)。在颜色筛选选项卡中,可以对单元格的颜色进行单选或多选。例如:
抑或是,将某一种填充颜色或字体颜色的排序提到最前。例如他人将某些特殊进行了填充标记(企业中最常见的标记方式,点选一行,然后涂上默认的那个亮黄色),或者是配合条件格式进行使用。例如:
三、筛选分析
筛选分析我觉得是一个非常便捷的功能,拉近了表格和饼图的距离。
例如,我们可以进行分析,点中任意一列(哪一列都行),点击左下角的“分析”,生成一个默认饼图。
然后我们点击饼图右下角的“编辑”按钮,对筛选分析的图表进行详细设置。例如:
即可看到各地生产的电器总台数。
再例如:
即可看到不同的负责人管理的电器数量的平均值。
很像一种关联饼图的、简易的、灵活快捷的“数据透视表”。
点击饼图右下角的“...”,可以将图表导出到新工作表中(并配有源数据),就可以按照饼图的美化方式进行进一步的编辑;或者导出为图片。极大地降低了工作量。
一般来说,饼图要涉及分类汇总、计算百分比、降序排序,相对来说,比折线图、条/柱形图难画一些。有这种方法可以快速生成一个饼图,岂不美哉!
四、导出功能(限免功能 重磅推荐)
它来了!它来了!它!来!了!
绝对是筛选最王炸的功能!而且对非WPS会员开放限免可用!
其实全国每天的行政人员,不光在汇总下游的数据,还在将上游的汇总表“切碎”、“分配”给一个个下游基层单位。
通常,这类操作,就是:
选择不同的颜色区域→复制→粘贴到新的工作表或者新的文档→保存→发给各个下游。
不同的地点要分开、不同的负责人要分开、不同的产品要分开,还有不同的销售月份要分开……
操作量巨大。
现在有了“导出”功能,于是:
选择导出→导出结果→导出到新工作表或新文件,即可将筛选的广东省的数据进行导出。
一件完成了本应一段一段【选择、复制、粘贴、保存、重命名】的操作。
如果我们不进行筛选,利用第二个“将结果分类导出”,甚至可以将地点分成不同的工作表或不同的文件,瞬间省掉所有的中间操作!
想按照产品名称进行导出?
只需按产品名称选择升序或者降序,然后选择“将结果分类导出”即可。
(因为源数据表是按照A列排序的,此法适用于非A列导出的情况)
当然,我们也可以将两种导出方式配合使用,先进行筛选,然后将筛选的结果(子表格)按某一种类再次进行分类,达到“二次细分”的效果。
💡 | 强烈建议大家跟随学弟上传的练习文档操作两遍: 第一遍用传统的方法进行拆分 第二遍用限免的导出方法进行拆分 对比一下用时和操作的难度 ——这就决定了你接手一项新工作,你花费的时间和精力的对比。 这个WPS表格“筛选导出”的限免功能实在太香了! |
(备注:该功能需要15712以上的WPS版本,可以通过WPS官网和WPS AI官网进行下载。)
有会员宝宝说,这么强大的功能既然非会员也能用,那么充会员是不是就没有什么优势了?
别急,学弟将在六、七两部分对筛选家族的会员专属功能进行盘点,请大家继续往下看!
五、高级筛选
高级筛选能够实现两个主要功能:且/或筛选 和 删除重复值。
通用的操作方法是:选中源数据单元格→【数据】选项卡→筛选三角号→点击【高级筛选】功能。
(注意:高级筛选要求事先选中所有源数据的单元格。)
①且/或筛选
我们首先要额外建立一个和小标题一致的小型表头,里面录入我们的筛选项。
想做且筛选,就要把筛选项写在一行;想做或筛选,就要把筛选项写在不同的行。
在高级筛选对话框中,列表区域默认为源数据单元格区域,条件区域为刚才我们设置好的“且”或“或”的区域,一定要把小标题行也带上哈~
在“方式”栏中,可以选择覆盖原有源数据区域,也可以选择另选区域做筛选的结果展示。
另,我们可以选用不同的自定义效果,进行多重筛选。
值得注意的是,上下并列的“或”的关系,不会影响到筛选结果的排序,结果都是一样的。如下图所示,筛选结果的排列顺序和源数据的顺序是一致的:
②删除重复值
当不同的下游人员,录入过相同的数据,上游人员在汇总的时候,可以使用高级筛选的功能,进行快速去重。例如:
如上图的箭头所示,同样一份数据,录入了多次。这时,我们开启【高级筛选】功能,在对话框中不指定“条件区域”,而是勾选“选择不重复的记录”,结果为:
相同的数据就只会显示一个了。
此法非常适用于数据源不规范,有重复录入的现象,和【数据】选项卡中重复项中“删除重复项”、以及下文“六、高级模式”中“筛选重复项”实现的效果相同。
下面的六和七,都是WPS会员的独有功能:
六、高级模式
如图,开启“高级模式”。
在导出选项中,新增“导出列表与计数”功能,可以在新的工作表中形成分类汇总的源数据。
(可作为饼图绘制的素材)
在筛选器下方,多出了筛选唯一项/重复项(文本列)或者前十项、高/低于平均值的快捷选项。
七、快捷筛选
这个功能我觉得是WPS会员功能中的一个王炸功能。真正做到了单点一个单元格,就实现快速、智能筛选的效果。
比如,我们要筛选“珠海”的所有行,只需开启筛选模式(注1),再单击任意一个“珠海”单元格,然后点击【数据】选项卡→筛选三角号→点击“快捷筛选”功能。即可实现:
(注1:如果我们不事先开启筛选模式,也可以直接进行快捷筛选,有一个区别是,筛选的结果缺了小标题行,如下图所示。虽然不会影响筛选的结果,但学弟还是建议先选中$2:$2第二行或者选中A2:D2区域,先开启筛选模式)
【快捷筛选】功能还有一种玩法:
我们选中D8:D9周立、李佳单元格,还可以快速进行双选或多选。
(注:此法要求先选中的单元格相邻,使用Ctrl+多重区域选择则不能被识别)
****(分割线)****
哇哦,恭喜你看到了这里,给自己一个掌声吧!!!
💡 | 最后是今天练习文档的链接: 【金山文档】 一文讲透表格筛选 https://kdocs.cn/l/cdVWAqeIe5OW 为不影响社区其他用户查看初始文件,我关闭了在线协作的功能。大家可以将文档下载到本地,自由操作练习哦! |
****祝各位小伙伴学习愉快、新岗位工作顺利!****
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同时,你也可以将感悟或者收获在下方留言,或者在评论区留下你的困惑,学弟会挑选有代表性的问题,推出更多的教程跟大家分享哦!
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