体验WPS灵犀处理电脑中的表格数据

一、报表转表

目前职场的数据统计活动中，常常出现初始创建的表格不方便后续灵活统计的现象（见 图1左），因为，人们在数据管理活动中习惯了阅读报表，它可以呈现数据的综合统计情况（管理目标之“终”）。由此，就忽略了数据管理的一项重要职责，就是在变化中、通过不同角度审视同一数据的需要。于是，要想在上述报表形式的表格中获取灵活变化的管理信息就成为一件麻烦之事。如果领导一定要求，就只能将这种报表形式的表格，转换为原始数据的“表”形式，管理过程之始（见 图1右）。

图 1 日常们创建的表格，常常属于报表一类，不方便后续变化角度的统计分析

如果希望数据管理过程能做到：既方便管理者直观阅读，又能简化数据处理活动中的变化需求，创建表格的工作就应当严格按照“以终为始”的原则和规范流程处理。

即：先分析管理需求，再拆分管理项目（字段），组织原始数据表的结构（生成原始数据“表”。在此基础上规范输入表中数据。最后，再用数据透视功能，统计日常分析用“报表”。

然而，这一过程对普通人就显得十分麻烦且不习惯。为了将普通人创建的报表，转换为适合灵活统计的原始数据“表”，又需要一些技术上的支持，如逆数据透视技能等。为避免普通人学习这类复杂的技术，我想到用灵犀处理，以简化非数据管理专业人员的日常工作负担。操作如下：

首先，打开灵犀，创建【新对话】。为了能让它读取本电脑中的文件，需要单击【运行环境】图标并选择【连接我的电脑】（见 图2）。

图 2 让灵犀接入本机电脑，以提取文件进行处理

当【运行环境】图标变为小电脑图标后，说明灵犀已经可以访问本机电脑。然后，就可以向灵犀说明处理的具体要求（见 图3）。例如：

请打开D盘下“2课堂教学-资料“”2Excel课堂“文件夹中的文档”0表结构-表与表单.xlsx“。然后重新按数据统计的规范，将”纵使信息(报表)“中的学分统计表内容，转换为原始

数据的结构（表）。再对原始数据表进行数据透视统计。要求：按年份和学科（上表头）看姓名（左表头）的”成绩“（数据区）统计。最后，将操作结果生成新文档（包括：原始数据表和透视统计报表两个工作表），命名为“灵犀整理学分统计表”。

图 3 输入要求请灵犀执行操作

完成需求输入后，单击【发送】按钮（见 图3）。经过灵犀的一段处理后，便可按要求生成结果，包括文档（见 图4）。

图 4 灵犀处理后的生成结果

双击打开生成的表格文档（见 图5）。可以清晰地看到，灵犀按要求生成了一个新文档，文档中包含两个工作表，一个是转换后的原始数据表，一个是用数据透视制作的报表。

图 5 灵犀生成的电子表格

最关键的一环就是，这个原始数据表是可操作的。即：可以按不同的管理目标，通过数据透视表生成不同效果的统计报表。还可以在生成结果的基础上继续与灵犀对话，完成其他相关处理（见 图4），这对数据处理的非专业人员相当友好！

但问题也十分明显。就是，【透视统计报表】工作表中的结果，虽然是用数据透视功能生成的，可形式上看应当是生成后又进行了复制/粘贴操作。导致这个表格仍然是个“死”表！包括：在各个字段位置，未显示控制按钮（如“筛选”）；选中表格区域后，窗口右侧不显示【数据透视表】任务窗格（见 图6）。如此报表与手工制作的没有什么两样，既不方便后续处理（如：调整表头结构、增加统计算法等），也无法针对源数据的变化进行更新。

图 6 在原始数据表基础上重新制作透视统计表

强烈建议：灵犀生成的数据透视表，直接引用WPS表格固有的透视表形式，以方便数据统计的后续操作，减少操作人员的麻烦。

二、表单转表

完成报表向表结构的转换体验后，我再试图对表单进行表的转换。原图为个人简历（见图7）。

图 7 原始表单形式的表格

要求：

请针对上述表格文档，将期中的“员工简历”工作表中呈现的报表结构形式，转换为用于日常记录输入的原始数据表结构（单层上表头），并命名为“原始数据区”。再将“张三”“李四”“王五”“赵六”和“韩七”工作表中的记录内容填入“原始数据区”工作表中的表格区域。最终生成新文档“整理表单数据”。

处理过程相对迅速，处理结果：

首次生成的原始数据表未包括“学习情况”所属的“起止时间”和“学习地点”两项。所以，再次跟踪需求：

可以将“员工简历”表格中的学习情况所属于的“起止时间”和学习地点“也加入到数据区中吗？

最终生成的结果，相当满意（见图8）。

图 8 转换为数据表，并从各个子工作表（表单中提取数据）填写了内容

表呈现原始数据“表”形态，可以跟踪独立表单内容的更新而更新。而且，此操作还有一个亮点，就是转换过程中，灵犀可以对源数据进行审核判断并发现问题，提出修改意见（见图9）。

图 9 灵犀在制作过程经过审核提出了建议

灵犀的这类应用，可以大大方便普通职场人员处理表格的制作和汇总统计工作，尽管他们最初的制表工作可能存在某些不规范行为，但是经过灵犀的处理，就能够使规范化，并方便后续的处理工作。

三、整理不规范的输入数据

由于普通人制表时并不十分清楚数据管理的基本规则，以及数据输入过程中的有效性控制方法。所以，在随意的输入过程中就必然产生一些垃圾数据。例如：下面通信录表中电话列的内容数据，既有数值类型，也存在文本类型（见 图10）。

图 10 不规范输入导致同一列存在两种不格式的数据（会影响计算结果）

这类数据在数据统计中必然出现错误（或不准确）现象。然而，普通人却常常会忽略这一问题，且因不自知而无法察觉至后续工作的麻烦。

为此，我又想到是否可以通过灵犀这一类智能工具，帮助这类人员解决随手输入的垃圾表格问题。操作如下：

在灵犀的新对话中先选择（添加）存在问题的表格。再输入处理要求（见图11）。如：

请审核上面文档中的表格数据是否规范？如果存在列向数据格式的不规范现象，请按规范格式调整，将覆盖原表中的错误内容。

图11 灵犀完成任务报告

稍候，灵犀完成了任务，给出了说明，并按要求生成了文档，还保存了备份（见图12）

图 12 生成文档并提供后续操作选项

而且，仍然提供了后续操作的引导选项（十分贴心）。

双击打开生成的表格文档。可以看出已经按灵犀的说明完成了表格相关各列数据的规范化处理工作（见 图13）。

图 13 灵犀规范通信录表中区号、电话和邮编表列的数据格式

此后的表格，就可以在规范格式的基础上，放心使用了！

通过上述三个体验，我发现，日常制表活动中（面对普通人）的这些主要问题，均可以借助灵犀的智慧加以解决，方便了用户建表，同时也有利于保证数据的结构清晰正确；数据准确并有效。为后续数据的管理奠定良好的基础。