多维表格实战：构建高效《仓库管理系统》-02
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建立好仓库库位之后，接下来需要立即创建物料编码及其对应的物料名称标准数据。如果没有更优的编码原则，按照大类划分也是一种不错的编码方法。采用纯数字作为物料编码规则：以1开头的代表成品，以2开头的代表半成品，以3开头的代表原材料，以4开头的代表辅料，依此类推。
物料编码
为了减少数据表的数量，这里的基础资料设计被整合到了一张数据表中，并通过不同的视图来控制显示效果。接下来，在之前建立好的仓位数据中新增几个文本字段，分别命名为“物料编码”、“物料名称”和“单位”。效果如下图所示：
建立好此视图后，选中此视图并进行复制，然后将原视图命名为“仓位”，同时隐藏字段“物料编码”、“物料名称”和“单位”。新视图命名为“物料编码”，并在此视图中隐藏字段“库位编码”和“库位名称”。这两张视图以及后续的视图都共用一个字段“编号”作为共用索引。效果如下图所示：
入库日期
新建一张空白数据表，并将其命名为“资材入库”。此表需要设计的字段包括：“入库数量”、“入库单价”、“入库单号”、“入库日期”和“入库类型”等。在这里需要规划好哪些字段可以设置为引用，哪些可以设置默认值，以便有效提高《仓库管理系统》的入库效率。
对于日期类字段，设计了三个字段：“入库时间”、“入库日期”和“入库星期”。
“入库时间”：新建一个字段，并将其设计为日期时间类型，格式设置为“YYYY/MM/DD HH:MM”的格式。同时，将默认值设置为“添加此记录的日期时间”，这样当有新的入库记录时，该字段会自动填充为当前的日期时间，例如“2024/07/31 16:56”。
请注意，之前创建的那个名为“日期”的字段稍后需要被隐藏。这个字段已经被设计为自动创建，使用公式的目的是从这个自动创建的日期和时间中分离出标准的日期格式和时间格式，以为后续的统计与分析奠定基础。
入库时间：
继续新建一个公式字段，用于提取时间，录入以下公式进行时间转换：
TEXT([@日期],"HH:SS")
公式解释：
这个公式的作用是从已有的日期时间字段中提取小时和分钟，并以 "HH:SS" 的格式显示时间部分。这有助于将完整的日期时间戳分解为单独的时间部分，方便后续的统计与分析工作。
效果如下图：
入库星期
一般情况下有入库日期和时间基本就可以了，如果还需要星期的话，就继续新建一个公式字段，录入公式：
=[@入库日期]
并把这个格式设计为格式显示“星期”，这样就完成了入库的相关日期设计。
效果如下图所示：
引用基础资料
在进行入库操作时，通常情况下是按照物料编码进行录入。对于没有编码的物料，需要先在基础数据中新增编码，以确保每种物料都有唯一的编码。这里我们继续在“入库”表中新建一个名为“物料编码”的字段。需要注意的是，这个编码必须与基础资料中的物料编码保持一致。
同时，在旁边新建两个高级字段用于查找与引用，分别命名为“物料名称”和“单位”。在这些查找与引用字段的设置中，请按照以下步骤进行配置：
对于“物料名称”字段：
需要引用的字段：基础资料中的“物料名称”；
查找条件：基础资料中的“物料编码”等于本表中的“物料编码”。
同样地，对于“单位”字段：
需要引用的字段：基础资料中的“单位”；
查找条件：基础资料中的“物料编码”等于本表中的“物料编码”。
这样设置后，“物料名称”和“单位”字段会根据“物料编码”自动填充相应的信息。效果如下图所示：
实际信息
实际的入库信息字段包括：入库数量（数字格式）、入库单价（数字格式）、入库金额（公式计算）、入库类型（单选项）以及入库库位（设计为自动根据物料编码判断入库仓位）等。
其中，字段“总金额”的公式设置为简单的乘法运算：即字段“入库数量”乘以字段“入库单价”。
字段“入库类型”设置为单选项：分别录入“采购入库”、“生产入库”、“样品入库”和“其他入库”。
效果如下:
如果在编码设计时已经考虑了仓位的因素，可以通过以下公式来查找和引用入库仓位：
=XLOOKUP(LEFT([@物料编码],1),RIGHT(基础资料![库位编码],1),基础资料![库位名称])
公式解释：
LEFT([@物料编码], 1)：获取物料编码的第一个字符。
RIGHT(基础资料![库位编码], 1)：获取基础资料中库位编码的最后一个字符。
基础资料![库位名称]：从基础资料中获取对应的库位名称。
通过这一规则，即物料编码的首位与库位编码的末位相匹配，即可通过物料编码返回对应的入库仓位。需要注意的是，这种设计存在一个潜在的问题：当物料的大类超过9个时，该方法可能会失效。
效果如下：
最后总结
完成仓库库位的设置后，紧接着创建了物料编码及其对应的物料名称标准数据。采用纯数字作为物料编码规则，以物料的大类作为编码的首位数字，如1代表成品，2代表半成品等，这简化了编码管理并保证了一致性。
为了减少数据表的数量，所有基础资料被整合到一张数据表中，并通过不同视图实现灵活的数据展示。视图的创建不仅优化了数据管理流程，还实现了特定字段的隐藏，提升了数据处理的效率。
在“资材入库”表的设计中，我们精心规划了各个字段，包括入库数量、单价、单号、日期及类型等。特别是对于日期类字段，通过公式字段实现了日期、时间和星期的自动填充与转换，这为后续的数据分析提供了便利。
通过引入查找与引用功能，我们确保了入库操作时物料名称和单位能够根据物料编码自动填充，减少了手动输入的工作量。此外，通过简单的乘法运算公式，轻松计算出了总金额。
对于入库库位的设计，我们利用了一个巧妙的公式来根据物料编码自动确定入库位置，尽管这种方法在物料类别超过9个时可能不再适用，但它为大多数情况提供了一个高效且易于实施的解决方案。
整体而言，这套设计不仅提高了《仓库管理系统》的入库效率，还通过减少重复数据录入和提高数据准确性，进一步增强了系统的可靠性和实用性。
此系统地址：
《仓库管理系统》
https://kdocs.cn/l/caHN4lKd8Kw7
未完待续……
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