自动化生日提醒：WPS多维表格助力人事管理升级

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人事专员小王负责为工厂内当月过生日的员工组织集体庆生活动。这项员工生日会是工厂提供的一项福利，每月定期举行。为了提高工作效率，小王希望设计一个表格函数，在每个月的第一天自动提醒他关于当月过生日员工的名单。这样一来，他就无需手动筛选员工的生日信息了。

需求分析

为了实现员工生日提醒的功能，如果使用传统表格软件设计，我们需要考虑多条件筛选，主要筛选条件包括员工状态为“在职”，且出生日期的月份与当前月份（如当前是8月）相同。这可能需要用到的函数包括 MONTH、TODAY 和 FILTER 等。设计这样的功能需要具备一定的表格函数基础。

另一种方案是使用WPS 多维表格，它提供了直观的视图、筛选和统计等功能，无需编写复杂的函数即可实现所需功能。

导入数据

新建立好一个多维表格后，在左侧导航栏下方找到“导入已有数据”，然后：

单击它以弹出对话框。

在弹出的对话框中，单击“导入已有数据”。

选择保存在本地的表格文件。

找到所需的文件。

单击“确定”完成导入。

这样，数据就成功导入到了多维表格中。效果如下图所示：

建立辅助

要实现自动提醒“当月”过生日的员工，需要将系统时间的月份与员工出生月份建立联系。首先，在多维表格中创建一个辅助公式字段，录入以下公式：

=MONTH([@出生日期])

这样就会生成一列包含员工出生月份的数字字段。

接下来，使用TODAY 函数获取系统当前日期，然后通过 YEAR 函数确定当前年份。接着，利用 DATE 函数创建一个新的日期，该日期由当前年份加上员工出生月份和出生日期中的日组成。这样就生成了一个包含员工出生月份和日期，但年份为当前年的辅助日期。

公式如下：=DATE(YEAR(TODAY()),MONTH([@出生日期]),DAY([@出生日期]))

公式的解释是：

使用 TODAY() 函数获取今天的日期。

使用 YEAR(TODAY()) 获取当前年份。

使用 MONTH([@出生日期]) 获取员工出生月份。

使用 DAY([@出生日期]) 获取员工出生日期中的日部分。

将这些值组合成一个新的日期 DATE(当前年份, 出生月份, 出生日)，这样就得到了一个表示员工在当前年份中生日的新日期。

生日提醒

有了上述辅助日期之后，实现生日提醒变得十分简单。我们可以直接利用多维表格的多视图功能来进行筛选提醒，这样既不会影响原始数据，又能确保当源数据更新时，视图也能随之同步更新。

具体步骤如下：

复制“员工总表”视图，并将复制后的视图命名为“当月生日”。

设置以下筛选条件：

条件1：辅助日期的月份等于当前月份。

条件2：员工状态等于“在岗”。

通过这样的设置，我们就能够获得当月（例如8月）员工生日的详细列表。在新的视图列表中，还可以选择隐藏一些不必要的字段，比如辅助日期。

以下是视图的效果示例：

其他提醒

维表格不仅可以用于本月的生日提醒，还可以用于下月的提醒以及当天的提醒。可以通过复制“当月生日”视图，并将其重命名为“下月生日”。然后，将筛选条件中的辅助日期更改为等于下个月，这样就能得到下月（例如9月）员工的生日提醒。具体步骤如下：

复制名为“当月生日”的视图，并将复制后的视图命名为“下月生日”。

更改筛选条件中的辅助日期，使其等于下个月。

通过这样的设置，就能够获得下月员工生日的提醒列表。

同样的方法，可以再复制一个视图，并将其命名为“寿星提醒”。筛选条件应设置为辅助日期等于“今天”。这样就能得到当天（系统日期为8月8日）过生日的员工明细。具体步骤如下：

复制一个视图，并将其命名为“寿星提醒”。

设置筛选条件为辅助日期等于今天的日期。

通过这样的设置，就能获得当天过生日的员工明细列表。

仪表展示

在传统的表格中，如果需要进行数据图表展示，通常需要手动制作图表并进行配色，这会比较耗时。而在多维表格模式下，数据展示变得更加简便。

可以按照以下步骤操作：

在左侧导航栏中，新建一个仪表板，并将其命名为“仪表展示”。

在新建的仪表板中添加三个“统计数字”组件，分别对应上述的筛选条件（当日寿星、当月过生日人数、下月过生日人数）。

在仪表板下方增加各职能部门在岗人数的统计。

这样设置后，仪表板就能直观地展示所需的数据。以下是效果示例：

自动提醒

在传统的表格中，如果需要将上述信息提醒给相关人员，可能需要分别单独通知并逐一发送邮件或微信信息。而在多维表格模式下，这一过程变得非常简便，可以利用自动化工具配合企业微信AI机器人来实现每月定时发送。

具体步骤如下：

在公司的员工群聊中添加一个AI机器人：

点击群聊右上角的三个点图标。

找到并点击“添加机器人”选项。

新建一个机器人，并将其命名为“古老师助理”。

在弹出的对话框中，复制AI机器人的Webhook地址以备后续使用。

在仪表板界面下，点击上方工具栏中的“定时发送”按钮。在弹出的页面中选择“企业微信”，然后进行如下设置：

选择定时发送。

设置发送时间为每月1号的09:00。

发送到企业微信群聊消息。

复制之前创建的AI机器人的Webhook地址。

设置发送的消息类型为图文消息。

图文标题设置为“打开仪表盘”或自定义你想要的标题，例如“员工生日会等”。

图文描述录入“祝本月生日员工，生日快乐”。

这样就完成了配置。此后，每个月的1号，AI机器人将会自动发送这些信息。

最后总结：

通过使用WPS多维表格，人事专员小王成功实现了自动化的员工生日提醒功能。具体来说，小王创建了一个辅助公式字段，用以提取员工的出生月份，并结合当前日期生成了一个代表员工今年生日的辅助日期字段。借助多维表格的多视图功能，他设置了专门的视图用于筛选和展示当月、下月以及当天过生日的员工列表，确保这些重要信息能够一目了然。

此外，他还创建了一个仪表板来直观展示这些统计数据，并利用自动化工具配合企业微信AI机器人实现了每月1号自动发送生日提醒信息的功能。这样一来，不仅提高了工作效率，还确保了员工生日福利的及时传达，增强了员工的归属感和满意度。

总之，通过合理运用多维表格的功能，小王不仅简化了日常工作流程，还提升了团队的凝聚力和企业的文化氛围。

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【金山文档 | WPS云文档】 476

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