、从纸质到智能：WPS多维表格打造高效会议签到新体验
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工厂车间的统计员小刘需要统计本月召开的会议次数以及参会人数。在收集本月的纸质《会议签到表》时，他发现有些会议有签到记录，但有些则没有或找不到，因此这些记录并不完整。为此，领导要求从下月开始改用电子会议签到表。由于目前工作中并没有专门的信息化软件可用，他们计划使用网络上的相关表单工具进行收集。
这些在线表单的优缺点都很明显。优点是只需设计好会议信息并生成对应的二维码，即可轻松完成会议签到表的设计。然而，缺点也很突出：参会人员反映扫码后可能会遇到广告，并且每次会议都需要使用不同的二维码，这在汇总统计数据时会带来不便。
需求确认
从和小刘的沟通中得到的需求是，设计一个自动扫码并能够自动统计所有会议的签到小程序，鉴于小刘的需求比较抽象，我们进一步细化为:
需要一个电子签到表，具备扫码签到的基本功能；
操作简单，便于快速完成签到；
使用过程中无广告干扰；
签到完成后能迅速统计会议参与人数及各部门的人数；
能够自动分析不同会议的数据。
设计思路
根据我们的讨论，我们决定采用WPS多维表格来设计满足需求的产品。以下是具体的实施步骤：
设计签到表的格式：确定签到表的必要字段，如姓名、部门、职位等，并确保其格式清晰易读。
设计移动端扫码格式：创建易于扫描的二维码，确保参会者可以通过手机快速完成签到。
设计自动统计的数据分析仪表盘：开发一个仪表盘用于实时显示会议参与人数、各部门的人数统计等关键指标，并确保数据分析自动化。
综上所述，我们将采用WPS多维表格的方案来实现这些功能。这样既能保证无广告干扰，又能够提供简便的操作体验，同时还能实现对会议签到数据的有效管理和分析。
PC端设计
为了加快设计进度，我们决定使用WPS AI进行辅助设计。具体步骤如下：
点击左下方的“AI 快速建表”。
在弹出的对话框中输入“生成一个会议签到表”。
点击确认。
如下图所示，AI已经自动生成了基本的字段，包括会议主题、会议日期、会议开始时间、会议结束时间、参会部门、主持人、签到人、签到时间等，并且还提供了一些模拟数据供参考。此时，只需稍作调整，即可完成PC端签到表的设计。
为了简化移动端的签到操作，我们对“会议主题”这一字段进行了如下调整：
将其属性设置为文本，并设定默认值为“2024年第一季度总结会”；
将“会议日期”的属性设置为日期，并将其默认值设为添加此记录的日期。
请注意，上述两个默认选项需要每次开会前手动设置。这样做可以确保不同会议的信息也能被自动汇总。效果如下图所示：
接下来，我们将对“签到记录人”和“签到时间”这两个字段进行如下设计：
将“签到记录人”的属性设置为“最后修改人”；
将“签到时间”的属性设置为“最后修改时间”。
根据WPS多维表格的规则，这样可以自动记录最后修改该记录的WPS账户名称及其修改时间。为了实现扫码签到的快速性，只需确保签到员工的账户已更改为实名。这样，在设计移动端时就能实现快速扫码签到的功能。
移动端设计
PC端设计完成后，我们现在开始设计移动端（适用于手机和平板等设备）。具体步骤如下：
在多维表格的数据表中，点击表格视图旁边的“+”按钮，新建一个表单视图，并将其命名为“扫码签到”。
表单描述：这是扫码后可以看到的信息，可以填写一些提示信息，例如：“到达会议，请扫码后点击提交”。
会议主题和会议日期：由于这两个字段已经被设置为主持人的默认选项，因此在这里不需要再次填写。
移除其他字段：除了上述两个字段外，将其他所有字段全部移除。
效果如下图所示：
完成移动端设计后，可以开始测试扫码速度。具体步骤如下：
点击此视图上方的“分享视图”按钮。
你会看到一个二维码，这就是会议签到表的二维码。
使用手机扫描此二维码后，会出现一个界面，该界面简洁无广告。
只需点击提交按钮，即可完成签到。
由于二维码不能展示，此处用链接来测试
【金山文档】扫码签到https://www.kdocs.cn/wo/sl/v14eLLvE
由于无法展示二维码，这里使用链接来进行测试。请大家用手机点击链接，直接点击提交按钮即可完成签到。由于目前的数据量较少，关于自动分析和自动统计的功能，我们将在明天的分享中详细介绍。请大家配合古老师，通过点击链接进行签到。增加数据量。
最后总结
为了满足工厂车间统计员小刘的需求，我们设计了一个基于WPS多维表格的电子会议签到系统。该系统旨在解决现有纸质签到存在的问题，比如记录不完整、统计困难等。新的电子签到系统具有以下特点：
扫码签到：参会人员通过扫描二维码或点击提供的链接即可快速完成签到，无需手动填写信息。
无广告干扰：使用WPS多维表格创建的表单干净整洁，无广告干扰，确保用户体验良好。
通过采用WPS多维表格，我们不仅实现了高效便捷的签到流程，还确保了数据的准确性和完整性。此外，借助WPS AI的帮助，大大简化了设计过程。无论是PC端还是移动端，都确保了操作的简易性和流畅性。
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