分享文档的第一步不是点分享按钮，而是想清楚对方要做什么。
一、四种方式
链接分享。 生成一个链接，设置权限后发给对方。适合协作和长期共享。
指定人协作。 输入对方账号，单独授权。适合内部团队和小范围协作。
导出文件发送。 导出 PDF 或原格式，作为附件发送。适合对外交付和留档。
生成副本。 复制一份给对方，各自修改互不影响。适合需要对方自行编辑的场合。
二、按场景选
需要对方实时看到你的修改：链接分享，给查看或评论权限。
需要对方一起写：指定人协作，给编辑权限。
对外交付成果：导出 PDF 发送，避免对方改乱。
需要对方在此基础上改：生成副本，把编辑权交出去但不影响原稿。
三、权限设置的三条原则
最小够用。 能查看就不给编辑。
指定优先。 能指定人就不开公开链接。
设有效期。 对外分享一律设置到期时间。
四、常见问题
对方打不开：检查是否限制了外部访问。
打开是只读：检查权限是否设成了查看，或者对方账号未登录。
链接失效：有效期到了，或者文件被移动、删除。
对方看到的不是最新版：发的是导出的文件，不是链接。
五、分享之后
定期在分享管理里查看还有哪些链接在生效。
项目结束后统一关闭对外链接。
重要文件在发链接的同时说明用途和有效期，减少转发扩散。
六、协作过程中的沟通
发链接时说明用途：是请对方看，还是请对方改。
改动较大的场合先在评论里说一声，避免同时改同一段。
定稿后在群里发一条确认消息，避免有人还在改旧版本。