零件产销存报表难题:不规范数据格式与跨页数据整合的困局与破局
优秀创作者
古老师负责的一个工厂项目中,他们厂的PMC(生产计划与控制部门)需要汇总处理来自十多个不同经销商提供的零件产销存报表。依据报表中记载的各项零件的入库数量、出库数量以及现有库存量数据,PMC将据此精确制定工厂的零件生产计划,包括决定具体生产哪些型号的零件、确定每个型号的生产数量以及安排合理的出货日期。
在着手制定生产计划之前,必须先整合这十个经销商分别发送的产销存报表,由于各经销商报送的数据表格式各异,进行精确的数据匹配颇具挑战性。这一现状直接导致工厂的PMC部门在数据采集阶段耗费了大量时间。
这也是导致许多工厂效率相对较低的一个重要原因,即数据管理的规范性不足。具体表现为表格设计较为粗放,比如使用多种颜色标识,甚至将各类数据分散存储在同一张表格的不同工作表中,加之某些数据采用多处单元格合并的方式,这些都不利于数据的有效组织和快速处理。
数据维度问题
下图所示的数据布局采用了二维显示方式,其中垂直轴包含了零件号、零件名称以及客户等类别信息,而水平轴则以日期为主维度,且在日期下进一步细分了收入、发出、报废及结存四个子类目。这种设计的优势在于,每天的零件收入和发出数据能直观展现,并且在同一视图内迅速查阅到各零件的结存状况。
然而,这种设计也存在显著的缺点:由于数据在水平方向上分布过长,导致整体视野受限,且水平方向不具备筛选功能,用户只能通过鼠标逐个点击相应日期才能查看到对应数据。此外,这种布局也不便于进行数据分析操作。
数据存放问题
下图所示的数据显示,不同月份的产销存数据被分布在不同的表格页面中,而同一页面内不同日期的数据也被分开放置在各自独立的表格页面。这种数据分散布局使得在需要汇总所有数据时面临显著挑战。由于各个页面内的垂直行数因实际数据量的差异而不统一,同时水平方向上的列数也可能随数据变化而不稳定,尽管所有页面记录的核心内容都是同一种类别的数据——即零件的产销存数据。
数据本身问题
数据本身存在多项不规范之处。例如,在要求按照标准日期格式(YYYY-MM-DD)填写的单元格中,实际输入的数据格式五花八门,如“2023.1.15”、“1日”、“2日”等非标准形式,这些不一致的日期数据均以文本形式呈现而非日期类型。
另一方面,在零件信息录入的过程中,人为因素导致了许多字符格式不统一的问题,例如,在某些单元格中使用的括号可能是全角的“(”,而在其他单元格中却是半角的“(”。此外,还存在着无效空单元格和过多的换行符等不规范现象。这些问题严重影响了数据的一致性和准确性。
对数据的建议
表格中的数据由于有管理的需求,可能会设计成各种各样,但是不管怎么样设计,都需要考虑后续对数据的汇总,分析问题。所以古老师建议设计前尽量按以下标准去设计。
表格设计中应尽量避免使用合并单元格;若确实有必要使用,务必确保其高度标准化。
在设计数据结构时,若数据允许以一维形式表达,则优先采用一维数据设计;若需以二维形式展示数据,那么两个维度的格式设定也应当保持高度一致性。这样一来,统一的格式便于利用表格工具灵活转换数据结构,如将二维数据转化为一维,或将一维数据扩展为二维等操作。
对于每天的基础数据录入,尽量不要分散在不同的表格页中;若确实需要分开存放,务必要保证每一页的列宽和格式固定。这样,在后期整合数据时,可以更便捷地进行数据合并,并进一步进行深入分析。
在数据录入阶段,务必对表格中的日期字段给予特别关注,确保使用标准的日期格式进行输入,即采用数字形式表示日期。如果采用文本格式录入日期信息,在后期需要按日期维度进行数据分析时,由于日期被识别为文本而非日期类型,将会导致无法进行有效的日期分析。
针对符号录入中的人为错误问题,应加强对员工的相关培训,以减少因特殊符号误录而导致的数据分析差异。培训重点应包括全角、半角、大小写字母以及空格等符号的正确使用知识,确保员工了解这些符号在数据分析中可能产生的影响及其重要性。
接下来会分享如何将不标准的表格转换成标准格式,请继续关注古哥计划;
310 WPS最新函数技巧:精准定位与智能舍入,罗马数字秒变阿拉伯数字
309 PMC精益库存管理与订单分配自动化设计WPS一站式报表模板
308 工厂信息化升级实战:巧解无规律物料编码,动态提取字母组合
307 一招GET!借助通配符解决表格数据汇总难题:SUMIF函数实例详解
306 一键生成:RANDARRAY 函数在数据分组与数学作业个性化定制中的妙用
305 实战演练:10种创新策略解锁WPS表格函数在成绩查询中的高效应用
304 步步详解:运用WPS函数整合工厂报表,实现全年度产品数据深度挖掘
303 运用WPS新函数实现工厂产销存报表的智能化整合与数据分析
302 BOM转换策略:树型BOM与父件子件BOM的优缺点分析及其相互转换方法
298 输入法配合WPS表格公式,轻松实现虚拟数据批量生产:助力讲师快速培训演示
297 探究二维与一维报表的奥秘:掌握三种实用转换策略,应对庞大数据量挑战
296 从理论到实践:WPS 内测SCAN函数在销售金额稳定性评估中的神奇运用
295 新旧交织,效率升级:WPS表格新函数REDUCE、BYROW等在复杂业务场景下的灵动
294 WPS内测版新功能揭秘:“SCAN”迭代函数的运用与实践
293 借助WPS动态数组公式实现智能扩展填充与数据转换自动化
运用WPS/Lambda及Scan函数实现动态数组累计需求分析 No291
巧用WPS AI,为上百名女员工打造3·8女神节专属祝福与精美卡片 290
从单一公式到复杂逻辑:通过实战案例揭示PMC面试中数据分析与解决问题的能力区分 No 289
MRP多阶需求运算报表-WPS表格版本 (7) No 287
MRP多阶需求运算报表-WPS表格版本 (6) No 286
MRP多阶需求运算报表-WPS表格版本 (5) No 285
MRP多阶需求运算报表-WPS表格版本 (4) No 284
MRP多阶需求运算报表-WPS表格版本 (3) No 283