在线表格的核心价值不是「存在云上」，而是多人能同时改同一份数据。
一、适合的四个场景
数据收集。 发一个链接让各部门填，不用来回收集附件。
多人维护。 排班、库存、项目进度这类随时变动的表。
需要随时查看。 手机、平板、电脑都能打开同一份。
跨组织协作。 外部合作方不需要安装软件就能填。
二、不适合的场景
数据量超过几十万行、需要连接外部数据源、需要复杂宏和插件。
这类工作在本地表格里更稳，在线版本容易卡顿或功能缺失。
三、权限怎么设
三档就够：只能查看、可以评论、可以编辑。
收集类表格，把表头和公式列锁定，只开放空白区。
对外分享时优先给链接权限而不是全文档权限，并设置有效期。
四、收集数据的方法
用表单功能收集，填写结果自动汇入表格。比发模板让各人填再回收高效得多。
收集前把字段定义写清楚，尤其是日期格式和单位。
收回来的数据先做一次清洗：去重、统一格式、检查空值。
五、协作的几条规则
约定分区：一人一块，不跨区修改。
改动前在评论里说一声，避免同时改同一处。
重要版本另存一份快照，别只靠历史记录。
颜色只用来标注状态，不用来区分人。
六、备份
每周导出一份本地副本，文件名带日期。
对外分享的表格，定期检查链接是否还有效、权限是否该收回。
七、收尾的几件事
表格定稿后，把公式列锁定、把填写区颜色去掉，再发给相关方。
过一段时间不再更新的表，及时归档并收回分享链接。
云端文件越多越需要命名规范，建议统一按「部门-用途-年月」命名。